Sledování šarží a expirací: Jak správně řídit skladování produktů s omezenou trvanlivostí?

Správné řízení šarží a expirací je klíčové pro skladování produktů s omezenou trvanlivostí. Zboží ze segmentů potraviny, kosmetika nebo léčiva podléhá přísným regulacím, kdy jejich nevhodná manipulace může vést ke zbytečným ztrátám, neprodejným zásobám nebo dokonce stažení produktů z trhu.

Co je to šarže a expirace, jak s nimi souvisí metody řízení zásob FIFO a FEFO a jak na sledování expirací? Více si můžete přečíst v našem článku. Na závěr si navíc představíme, jak s expiracemi pracujeme ve Skladonu.

Co je to šarže a proč je důležité ji sledovat?

Šarže (lot) plní funkci evidenčního čísla skupiny produktů, které byly vyrobeny za stejných podmínek a často v rámci jednoho výrobního cyklu. Produkty se stejným číslem šarže mají totožné složení, výrobní linku, datum výroby i expiraci.

Efektivní řízení šarží pomáhá minimalizovat rizika a zároveň zajišťuje soulad s legislativními požadavky. Správná evidence šarží umožňuje:

• rychlé stažení závadných produktů z oběhu – v případě odhalení problémových produktů lze konkrétní šarži dohledat a vyskladnit, čímž se minimalizují škody a chrání koncoví spotřebitelé;
• dodržování legislativy – kvůli přísným normám kvality je v rámci Evropské Unie sledování šarží ve farmaceutickém a potravinářském povinné;
• zajištění kvality výroby – sledování šarží pomáhá identifikovat chyby ve výrobě a optimalizovat výrobní procesy;
• zvýšení skladové efektivity – přesná evidence usnadňuje využívání metod FIFO (First In, First Out) a FEFO (First Expired, First Out), jejichž cílem je předcházet prošlému zboží.

Šarže se nejčastěji používají v těchto odvětvích:

• potravinářství – sledování čerstvosti, zajištění kvality a bezpečnosti výrobků;
• farmacie – kontrola léčiv a možnost zpětného dohledání vadných sérií;
• kosmetika – sledování složení a regulace pro bezpečnost uživatelů;
• automotive a průmysl – sledování výrobních procesů, materiálů a komponent.

Evidence šarží

Základní evidence šarží probíhá v mnoha firmách manuálně, například zapisováním do tabulek nebo jednoduchých interních systémů. Tento přístup je časově náročný a náchylný k chybám, zejména ve skladech s rychlou obrátkou nebo širokou škálou produktů a jejich variant. Šarže bývá evidována nejen v systémech, ale také je vytištěna přímo na produktu nebo jeho obalu.

Efektivnějším přístupem je pokročilá automatizovaná evidence, která umožňuje propojení informací přímo se skladovým pohybem zboží, a tedy sledování šarží v reálném čase. Pro tyto účely se používají především:

• čárové kódy – například EAN nebo GS1-128, které obsahují číslo šarže, datum výroby či expiraci – výhodou je snadné skenování při příjmu zboží nebo expedici;
• QR kódy – rychlé načtení informací a propojení s digitálními databázemi;
• RFID technologie – unikátní čipy, které bezdrátově identifikují produkty bez nutnosti přímého skenování.

Pozn.: Propojením čárového značení s WMS systémem lze výrazně zrychlit příjem, zaskladnění i expedici a zároveň dosáhnout téměř 100% přesnosti v evidenci šarží.

Expirace a metody řízení zásob FIFO vs. FEFO

Kromě sledování šarží je u produktů s omezenou trvanlivostí zásadní také sledovat jejich expiraci. Expirace určuje datum vypršení lhůty platnosti, tedy trvanlivosti či účinnosti produktu a stanovuje hranici, do kdy je výrobek vhodný k použití a prodeji. Podceněná kontrola expiračních lhůt může vést ke znehodnocení zásob, finančním ztrátám nebo v horším případě k ohrožení zdraví koncového zákazníka.

Abychom se vyhnuli zmíněným rizikům, využívají se v logistice osvědčené metody řízení zásob: FIFO a FEFO.

FIFO (First In, First Out)

Metoda FIFO funguje na principu, kdy se jako první vyskladňují produkty, které byly do skladu naskladněny nejdříve.

• Vhodná pro běžné produkty bez pevného data expirace.
• Pomáhá přirozeně rotovat zásoby a předcházet hromadění „ležáků“ – produkty, které jsou skladovány dlouhodobě, tudíž finančně neefektivně.
• Snadno implementovatelná i ve skladech s jednodušším WMS systémem.

Pozn.: Více si o metodě FIFO můžeme přečíst v našem článku – „Logistika e-shopu: Co je to FIFO a jak s ním pracovat“.

FEFO (First Expired, First Out)

FEFO je metoda, která při vyskladňování zboží upřednostňuje kusy s nejbližší dobou expirace – tedy ty, které je potřeba odbavit jako první.

• Klíčová v odvětvích jako je potravinářství, farmacie, kosmetika a doplňky stravy.
• Zajišťuje, že se k zákazníkovi dostane vždy produkt s dostatečně dlouhou dobou použitelnosti.
• Vyžaduje přesné sledování expirace a podporu pokročilejšího WMS systému.

Např.: Ve Skladonu umíme skladové procesy nastavit tak, aby se zboží automaticky vychystávalo podle zvolené metody – FIFO nebo FEFO. Výsledkem je efektivní řízení zásob, nižší riziko ztrát a maximální spokojenost zákazníka.

Automatizované systémy pro sledování expirací

Ve fulfillment centrech se čím dál častěji uplatňují automatizované systémy, které celý proces sledování expirací značně zjednodušují. Základem pro automatizaci jsou již zmíněné WMS systémy, které umožňují nejen evidenci expirací, ale také automatické přiřazování metody vyskladnění (např. FEFO) nebo blokaci zboží s prošlým datem.

WMS systémy navíc poskytují real-time přehled o stavu zásob, včetně expiračních dat a detailní trasovatelnosti až na úroveň jednotlivých šarží.

Automatická upozornění na blížící se data expirace

Obrovskou výhodou je možnost nastavit si na úrovni produktů automatické notifikace na blížící se expirace. Díky nim můžete včas reagovat – například zboží zlevnit, přesměrovat do jiného prodejního kanálu, zařadit do výprodeje nebo jej rovnou stáhnout z prodeje.

TIP: Ve Skladonu umožňujeme nastavení těchto upozornění v rámci klientské aplikace MySkladon. V inventáři má uživatel u každého produktu možnost individuálně nastavit expirační datum v poli „Upozornění na expiraci – dny předem“, na základě kterého pak bude e-mailovou notifikací upozorněn, že se dané zboží blíží ke konci své použitelnosti.

Budoucnost v řízení zásob

Některé pokročilé systémy dokážou již dnes pracovat s umělou inteligencí nebo s různými analýzami pro ještě efektivnější řízení zásob. Díky těmto nástrojům je možné:

• předvídat optimální množství zásob na skladě dle sezónnosti nebo historických dat;
• identifikovat produkty s vyšším rizikem expirace ještě před jejich naskladněním;
• doporučovat metody pro vyskladnění a optimalizaci obrátkovosti.

Budoucnost není jen o kontrole dat, ale také o proaktivním plánování a chytrém rozhodování na základě dostupných informací a parametrů.

Skladon: Šarže a expirace pod kontrolou

Ve Skladonu věříme, že efektivní řízení šarží a expirací je základním stavebním kamenem kvalitního fulfillmentu – zejména pro klienty z výše zmíněných oblastí. Proto u nás každý relevantní produkt prochází systémem evidence šarže a data expirace už při svém příjmu na sklad.

Pomocí našeho WMS systému zajišťujeme přesnou evidenci a trasovatelnost zboží až na úroveň jednotlivých SKU, díky čemuž dokážeme automaticky řídit metody skladování (FIFO/FEFO), a to podle konkrétních potřeb každého produktu. Jak je již zmíněno dříve, naši klienti si navíc v rámci aplikace MySkladon mohou sami nastavovat, kolik dní předem je má systém notifikovat o blížící se expiraci, čímž jim zajištujeme plnou kontrolu nad trvanlivostí zásob.