ABC analýza: Nástroj pro optimalizaci skladových zásob

Cílem analýzy skladových zásob je zjistit problémy v jejich řízení a nasměřovat skladové hospodářství k další optimalizaci. Analýzou se například zjišťuje, jaká je struktura skladových zásob, nebo zda je velikost držených zásob odpovídající obrátce zboží.

K analýze svých zásob je možné přistupovat několika metodami. V běžné literatuře se setkáte s ABC analýzou, XYZ analýzou, popř. vícestupňovými a vícekriteriálními analýzami.

Pro dnešní článek jsme si vybrali nejběžnější metodu – ABC analýzu. Jak se s touto analýzou pracuje? Jak může přispívat k efektivnějšímu řízení vašeho podnikání?

Analýza zásob

Pokud se rozhodnete pro analýzu svých zásob, prvním a základním krokem je volba sledovaného kritéria. Mezi nejčastější kritéria patří např. množstevní i strukturální vývoj skladových zásob v čase, vývoj obrátky na úrovni produktů, absolutní počet prodejů konkrétních produktů, podíl jednotlivých produktů na celkovém prodeji, sezónnost, předpověď poptávky, expirační lhůty, dodací lhůty a spolehlivost dodavatelů, nároky na skladování aj.

Provedením analýzy však proces nekončí. Podnikatel se musí dále hlouběji zaměřit na důvody, proč není dosažen požadovaný poměr ve skladování jednotlivých produktů. Konečným cílem je tedy dosažení ideálního poměru vývoje zásob na skladě s vývojem tržeb. Pouze tak můžete eliminovat riziko vyprodání zásob a dosáhnout optimálního řízení skladových zásob.

Co je to ABC analýza

ABC analýza je jednou z metod analyzování skladových zásob spočívající v klasifikaci produktů do tří skupin. Jejím cílem je identifikovat produkty, které jsou podstatné pro celkový výsledek podnikání – produkty, které přinášejí nejvíce a nejméně peněz. Rozdělení do skupin vypadá následovně:

• Skupina A = pro podnikání životně důležité produkty, které jsou specifické nízkým počtem na skladě, nicméně klíčovým podílem na celkovém příjmu;
• Skupina B = doplňkové produkty, které jsou ve srovnání s produkty ze skupiny A na skladě ve větším zastoupení, nicméně se podílí na menších příjmech;
• Skupina C = tzv. dlouhodobé ležáky, které jsou charakteristické vysokými nároky na skladování, ale nepatrným poptáváním koncovými zákazníky.

TIP: V logistice se občas používá také Skupina D, do které spadají produkty, které na skladě leží déle než 1 rok.

Při rozdělování a prioritizaci produktů do jednotlivých skupin můžete vycházet z následující tabulky, která nabízí orientační hranice. Podle čísel z tabulky je zřejmé, že ABC analýza vychází z Paretova pravidla, kdy se např. 20 % skladovaných položek podílí na 80 % celkového obratu / celkového objemu prodejů / celkové hodnoty zásob aj.

Tabulka č. 1: Orientační hranice pro rozdělování produktů do skupin A, B, C

TIP: Využití Paretova pravidla je možné v e-commerce používat napříč odděleními, uveďme si příklad z marketingu. Rozdělte své zákazníky do skupin a zjistěte, kterých 20 % zákazníků vám přináší 80% zisk.

Rozdělování do skupin bývá značně subjektivní, v některých případech může být součástí jedné skupiny pouze jeden produkt.

Jak na ABC analýzu

Pokud se rozhodnete analyzovat své skladové zásoby metodou ABC, doporučujeme následující postup:

1. Sestavení tabulky zásob jednotlivých produktů

2. Uspořádání tabulky sestupně (např. podle nejprodávanějších produktů, nejnákladnějších produktů aj.)

3. Výpočet kumulovaných hodnot jednotlivých produktů

4. Výpočet kumulovaných hodnot v % z celkové hodnoty (např. celkových prodejů, celkových nákladů aj.)

5. Nakreslení Paretova diagramu

6. Rozdělení položek do skupin A, B, C

Jednotlivé kroky si postupně ukážeme na konkrétním příkladu, ve kterém použijeme jako kritérium výši příjmu 15 produktových typů.

Sestavení tabulky zásob jednotlivých produktů

Tabulka č. 2: Sestavení tabulky zásob jednotlivých produktů

Uspořádání tabulky sestupně dle produktů přinášející nejvyšší příjem, výpočet kumulovaných hodnot a výpočet kumulovaných hodnot v % z celkové hodnoty

Tabulka č. 3: Uspořádání tabulky sestupně dle produktů s nejvyšším příjmem, včetně kumulativního vyjádření (%)

* Jednotlivé hodnoty se vypočítávají z dat z tabulky č. 2; příklad oranžového trička XS = (13 860 000 / 37 923 500) * 100

** Jednotlivé hodnoty jsou součtem dřívějšího kumulativního výsledku a celkového ročního příjmu následujícího produktu; příklad u fialového trička XXL = 36,55 + 32,47

Nakreslení Paretova diagramu

Rozdělení položek do skupin A, B, C

Tabulka č. 4: Rozdělení položek do skupin A, B, C

* Jedná se o součet příjmů všech produktů, které jsou součástí dané skupiny produktů 

** Jedná se o podíl všech produktů v konkrétní skupině v celkových skladových zásobách

Z tabulky je patrné, že produkty ze Skupiny A tvoří nejvyšší příjem (69,02 %) a zaujímají 13,33% podíl ze všech zásob. Produkty spadající do Skupiny B tvoří 20,12 % z celkového ročního příjmu a 20% podíl ve skladových zásobách. Pouhými 10,86 % se na celkovém ročním příjmu podílí produkty Skupiny C, které však tvoří 66,67 % z celkových skladových zásob.

Jak s jednotlivými skupinami produktů pracovat

V praxi se občas můžeme setkat s přístupem plošné skladové manipulace s jednotlivými produkty nebo množstevně jednotného doplňování zásob od dodavatelů – bez ohledu na rozdělení do skupin.

Tento přístup je však nehospodárný. S každou skupinou produktů je důležité pracovat odlišným způsobem, jinak se nevyhnete přezásobení nebo zbytečným vícepracem s méně prodejnými / aktuálně neprodejnými produkty. V návaznosti vám tak porostou jak pořizovací náklady, tak i náklady na skladování, související vybavení nebo obsluhující personál. Právě z těchto důvodů vřele doporučujeme pracovat s analýzou zásob.

„Analýza zásob metodou ABC je volitelnou součástí našich služeb. Dle výsledků analýzy s produkty klienta dále pracujeme například v rámci skladování, kdy jsou produkty Skupiny A primárně ukládány do policových regálů, které slouží k okamžitému vychystávání produktů do přijatých objednávek. Nejprodávanější produkty navíc skladujeme v bezprostřední blízkosti balicích stolů, ať ještě více časově zefektivníme jejich vychystávání. Naopak produkty Skupiny C skladujeme primárně v paletových regálech, kde „čekají“ na svou prodejní sezónu. Tímto způsobem svým klientům snižujeme i náklady na skladování,“ Rostislav Matějka, MLog., Logistický inženýr Skladon.

S jednotlivými skupinami produktů doporučujeme pracovat dle následujících pravidel:

Skupina A

• Objednávat fixní dávky na základě koncepčního monitoringu
• Objednávat ve vysoké frekvenci po malých dávkách
• Přizpůsobovat optimální velikosti dávek
• Držet nízké pojistné zásoby
• Pravidelně vyhodnocovat použité metody předpovědi poptávky

Skupina B

• Objednávat dávky do stanovené maximální množstevní hladiny
• Objednávat ve střední frekvenci po větších dávkách
• Sledovat stav zásob v pravidelných intervalech
• Držet vyšší pojistné zásoby

Skupina C

• Objednávat v nízké frekvenci po velkých dávkách
• Periodická kontrola stavu zásob
• Držet relativně vysokou pojistnou zásobu

Tyto rozdíly v řízení zásob u jednotlivých produktových skupin znázorňujeme ještě jednou přehledně v následující tabulce:

Tabulka č. 5: Rozdíly v řízení zásob u produktových skupin

Pokud se budete řídit výše uvedenými pravidly, u produktů Skupiny A sice narazíte na vyšší pořizovací náklady, nicméně snížíte jejich průměrnou skladovou zásobu. Opačného efektu docílíte u produktů Skupiny C.

„Ve Skladonu platíme pouze za skladový prostor, který reálně využíváme. Pokud máte dobře nastavené skladové hospodářství a hlídáte si obrátkovost zboží, můžete ušetřit i desítky tisíc korun měsíčně,“ Lucie Konečná, COO nanoSPACE.

Skladon: technologický partner pro vaši logistiku

Analýza zásob má přímý vliv jak na vaše logistické náklady, tak i rychlost v odbavování objednávek. Čím dříve tuto metodiku začleníte do svého řízení skladových zásob, tím rychleji podchytíte tok vašich produktů, čímž dosáhnete na vyšší úroveň zákaznické zkušenosti.

Nebo své síly spojte s námi – my již se zmíněnými metodikami pracujeme. I pro tyto účely jsme vyvinuli aplikaci MySkladon, která našim klientům nabízí kompletní přehled o jejich logistice, včetně aktuálního stavu skladových zásob. V aplikaci jsou k dispozici rozšířené možnosti reportingu, na základě kterých můžete plánovat objednávání zboží u svých dodavatelů a optimalizovat tak své skladové hospodářství.

My pak již zajistíme zbytek. Vaše produkty uskladníme do ekonomicky odpovídajících regálů, nastavíme skladové procesy podle vašich přání a přidáme své know-how. Výsledkem bude přesné odbavování objednávek a jejich rychlé doručení do rukou vašich koncových zákazníků. Jinými slovy s námi dosáhnete na nadstandardní logistickou úroveň, která vás odliší od konkurentů ve vašem odvětví.