Úbytek zásob: Jak mu předcházet?
Úbytek zásob je ve fungování e-shopů zcela běžným problémem. A velmi často končí negativní kombinací dvou proměnných – bývá nevysvětlen (příčina ani okamžik) a vždy vede ke sníženým ziskům společnosti. Co víc, na úbytky zásob jsou dále navázány další povinné kroky, zejména v účetnictví. A chybně vedené účetnictví může vyústit až v návštěvu zástupců finančního úřadu za účelem provedení finančního auditu.
Jaké jsou hlavní příčiny úbytku zásob a jak se jim maximálně vyvarovat?
Co je to úbytek zásob?
Úbytek zásob je stav, kdy je množství skutečně napočítaných produktů nižší než stav evidovaný v účetnictví. Aktuální stav zásob se zjišťuje během fyzické inventury, rozdíly mezi skutečnými a účetními stavy se nazývají inventarizační – schodek (manko) nebo přebytek, přičemž tyto rozdíly nelze doložit, vysvětlit ani prokázat. Proces inventarizace a možných výsledků znázorňujeme na následujícím schématu.
* Manko do stanovené normy – podnikatel provozující maloobchodní prodej může do této normy začlenit také tzv. ztratné (krádeže v samoobsluhách), popř. přirozené úbytky (prošlé zboží) aj., a to dle zákonem stanovených pravidel. Bližším informacím o normách přirozených úbytků zásob a související daňové problematice se věnuje tento článek.
Z účetního hlediska musí být každý druh zásob inventarizován alespoň jedenkrát za účetní období, ověření se zpravidla provádí k datu účetní uzávěrky, nicméně je možné jej provádět i průběžně. U podobného druhu produktů mohou být přebytky i manka jednotlivých produktů zaměňovány, tyto záměny je poté potřeba zdůvodnit a doložit.
Jak vypočítat míru úbytku zásob
Úbytek zásob je možné poměrově vyjádřit k aktuálně vedené účetní hodnotě. Pro výpočet míry úbytku zásob doporučujeme následující vzorec:
Míra úbytku zásob = [(účetně evidované zásoby – skutečně napočítané zásoby) / účetně evidované zásoby] * 100
Pojďme si fungování vzorce ukázat na příkladu z praxe.
Vlastníte e-shop a účetně vedená hodnota vašich zásob činí 150 000,- Kč. Právě jste ve skladu dokončili inventuru skutečně držených zásob a došli jste k závěru, že aktuální hodnota uskladněného zboží je 135 000,- Kč.
Výsledek míry úbytku pro tento příklad je:
Míra úbytku zásob = [(150 000 – 135 000) / 150 000] * 100
Míra úbytku zásob = 10 %
Výsledek nám tedy říká, že e-shop vlivem úbytku přišel o 10 % hodnoty svých zásob.
Hlavní příčiny úbytku zásob
K úbytku zásob dochází z několika důvodů, pro jeho eliminaci je potřeba nastavit preventivní opatření. Míra příčin se samozřejmě liší v momentě, kdy vlastníte čistě e-shop, nebo k e-shopu provozujete také kamenné prodejny. Podle výzkumu společnosti SheerID jsou příčiny úbytku zásob následující:
- Krádeže ze strany zaměstnanců: 42,7 %*
- Krádeže ze strany nakupujících: 35,6 %
- Administrativní chyby: 15,4 %
- Chybné dodávky dodavatelů: 3,7 %
- Neznámé: 3,9 %
* Dle jiných dostupných výzkumů se v maloobchodě krádeže ze strany zaměstnanců na prodejnách šplhají až k 70 %
Krádeže u osob s přístupem do skladových prostor
Vaši zaměstnanci, zejména operující ve skladu, mají k vašim zásobám téměř nepřetržitý přístup. A dle výše uvedeného výzkumu nelze ztráty tohoto kanálu přehlížet. Doporučujeme instalaci fotopastí nebo permanentních zařízení s kamerovými záznamy, vybudování uzamykatelných klecí pro drahé produkty s omezeným přístupem a zodpovědnými osobami, elektronických detekčních bran, popř. zřízení osobních kontrol při výstupu ze skladu, kontrol při vynášení odpadků, zamezení přístupů, resp. volného pohybu cizích osob ve skladových prostorách (např. dopravci) aj.
Krádeže ze strany nakupujících
Jedná se o klasické krádeže v kamenných prodejnách. Opatření se mohou lišit podle prodávaného sortimentu, dražší produkty je možno vystavovat v uzamykatelných vitrínách, opatřit inkoustovými / elektronickými visačkami, RF samolepicími etiketami a další. Obecně se dále doporučuje zavedení fyzické ostrahy, elektronické evidence docházky, bezpečnostních dveří a oken, nejrůznějších čidel a detektorů aj. Více se o této problematice dozvíte např. v tomto článku.
Škodní odpisy
Jedná se o produkty, které se staly z určitého důvodu neprodejnými. Může zde patřit mechanické / chemické aj. poškození samotného produktu, popř. jeho obalu, vypršení doby trvanlivosti produktu aj.
Administrativní chyby
Zpravidla se jedná o chyby lidského charakteru. Špatná evidence (ať už vnitrofiremní nebo jinde v dodavatelském řetězci), inventarizace, chybně používaná metodika nebo měrná jednotka aj. Je nutné dodat, že chyb se společnosti nezbaví ani v momentě zavedení plné automatizace.
7 způsobů, jak zabránit úbytku zásob
Existuje několik způsobů, jak úbytek zásob eliminovat. Pro ještě vyšší efektivitu doporučujeme jednotlivé metody kombinovat.
Sledování položek
Jednotlivé produkty, minimálně ty s dlouhodobou vysokou mírou úbytku zásob, oštítkujte bezpečnostními visačkami. Ať už inkoustovými, magnetickými nebo elektronickými. Jste tak schopni lépe mapovat, zda se vám zboží ztrácí ze skladu nebo z kamenné prodejny.
Frekventovanější inventury
Pro snížení úbytku zásob je vhodné provádět inventury vícekrát za rok. Pro urychlení procesu doporučujeme inventarizace jednotlivých částí skladu zvlášť (tzv. zónová inventarizace) nebo častější inventury u dražších a citlivých položek. Při inventuře pracujte se softwarem, který umožňuje v reálném čase aktualizovat skladové zásoby a vyvarujte se aplikacím typu Excel, které nejsou se skladovým systémem automaticky synchronizovány.
Náhodné inventury
Neavizujte inventury svým zaměstnancům v předstihu. Provádějte je v jejich očích náhodně a neplánovaně. Svým zaměstnancům tak dáváte menší prostor pro přípravy a jste tak schopni rychleji zjistit anomálie v množstevních hladinách.
Zvýšená bezpečnostní opatření
Snažte se pro své prostory zajistit co nejvyšší úroveň zabezpečení – ať už pro svůj sklad, tak i kamenné prodejny. Existuje řada možností od fyzické ostrahy, přes kamerové systémy až po zamykatelná vybavení. Doporučujeme také používat průhledné pytle na odpad pro snížení rizika vynášení prodávaného zboží mimo vaše prostory.
Rozdělování kompetencí
V ideálním případě mějte každou pracovní pozici personálně zdvojenou. Kromě jiných výhod zamezíte také snížení podvodných praktik, jejichž riziko stoupá v momentě, kdy je za konkrétní úkony zodpovědný pouze jeden zaměstnanec. Nastavte mezi zaměstnanci vzájemnou kontrolu a evidenci, v rámci konkrétní pracovní pozice střídejte delegování úkolů.
Budování firemní kultury
Uvědomujte své zaměstnance o tom, jak je úbytky zásob (ne)přímo ovlivňují. Jaký vliv mohou mít na jejich povýšení, výplaty, podíl ze zisku aj. Se svými zaměstnanci komunikujte otevřeně, věnujte se jejich vzdělávání a kariérním posunům, nabízejte benefity (např. podmíněné výsledkem inventury), pořádejte teambuildingové akce aj. Budujte maximálně pozitivní vztah k vaší, resp. „jejich“ společnosti.
Spolupráce s fulfillment partnerem
Tím, že se fulfillment partner specializuje čistě na skladování a logistiku, mívá spoustu z výše uvedených opatření již zavedených. Spoluprací se vyhnete zjišťování ideálních variant, mnohdy nemalým investicím a uspořený čas i finance můžete věnovat optimalizaci dalších oblastí svého podnikání.
Proč spolupracovat s fulfillment odborníkem?
Ve Skladonu ke svým klientům přistupujeme na individuální úrovni, jsme otevření provádět inventury v předem domluvených termínech nebo pouze u konkrétních produktů. S klienty se tak vyhýbáme prodejním špičkám a zajišťujeme hladký průběh v odbavování jejich objednávek během celého roku.
Co si budeme nalhávat, ani svět ve fulfillmentu není, co se týče úbytku zásob, stoprocentní. Ve Skladonu však při vzniku těchto situací vycházíme klientům vstříc, vzniklou škodu kompenzujeme, nabízíme slevy za jednotlivé skladové operace, popř. například nabízíme skladování určitého množství produktů zdarma.
Naši klienti mají také možnost spravovat a dohlížet na své skladové zásoby a jejich tok v aplikaci MySkladon. Ta nabízí data v reálném čase a široké možnosti reportingu, které klientům napomáhají v efektivním řízení skladového hospodářství.
Využijte těchto možností a nechte si vypracovat individuální cenovou nabídku na míru vašich potřeb. Nabídku, kterou budete moci porovnat se svým stávajícím řešením. Můžete tak dosáhnout na výrazné snížení svých finančních nákladů a nastartovat expanzi svého podnikání.
