Logistika e-shopu: Kolik zboží objednávat u svých dodavatelů?

Řízení skladových zásob je jedním z nejkomplexnějších úkolů při provozování e-shopu. O to více v momentě růstu podnikání. Protože čím větší máte skladové zásoby, tím důležitější roli hrají finance. Navíc je stále obtížnější si udržet přehled o aktuálně drženém stavu nebo rozhodování o dalším nakupování zásob. Tyto problémy se tak mohou výrazně podepsat na kvalitě vašeho cash flow, resp. obecném fungování firmy.

Jinými slovy bez správného řízení zásob riskujete například:

• nadměrné skladování nepotřebného a zastaralého zboží, popř. zboží před expirací
• neefektivní alokaci finančních prostředků, které byste mohli použít k nákupu vašich bestsellerů
• zvýšení logistických nákladů v souvislosti se skladovými prostory, vybavením, personálem, vaším časem aj.
• vyprodání zásob
• odchod svých zákazníků ke konkurenci

Pro objednávání a následné skladování zboží je důležité najít rovnováhu. Kolik zboží ideálně objednávat u svých dodavatelů? Seznamte se s pojmem optimální velikost dávky.

Co je to optimální velikost dávky?

Optimální velikost dávky, z angličtiny ROQ (Re-Order Quantity), je ideální množství konkrétního produktu (SKU), který se chystáte objednat u svého dodavatele pro doplnění zásob.

Optimální velikost dávky se mění v čase, a to v závislosti na obrátce zásob, plánovaných marketingových akcích, sezónnosti, (ne)plánovaných událostech v roce (Vánoce, pandemie aj.), popř. množstevních slevách u dodavatele.

TIP: Při objednávání daného SKU přemýšlejte, zda u zvoleného dodavatele doobjednat i jiné produkty z důvodu úspory nákladů za dopravu.

S optimální velikostí dávky úzce souvisí pojem signální hladina zásob (ROP; Re-Order Point), neboli ideální moment pro vytvoření nové objednávky u dodavatele (vzájemný vztah viz níže).

Jak ve 3 krocích vypočítat optimální velikost dávky

Existuje několik způsobů, v závislosti na odvětví a souvislostech, jak vyčíslit optimální velikosti dávek. Nicméně pro potřeby e-commerce doporučujeme zvolit následující zjednodušený postup, který zohledňuje průměrný denní prodej a průměrnou dodací lhůtu u objednávaného SKU.

Pro výpočet optimální velikosti dávky doporučujeme používat tento vzorec:

Optimální velikost dávky (ks) = Průměrný denní prodej (ks) * Průměrná dodací lhůta (dny)

1. Průměrný denní prodej

Při výpočtu průměrného denního prodeje doporučujeme ideálně zohlednit 30 dní, a to ve srovnatelném ročním období. Např. pokud se chystáte objednávat produkty pro prosincovou akci typu Black Friday, zohledněte průměrný denní prodej z totožné akce z loňského roku. Průměrný denní prodej se počítá v kusech.

Př. pokud jste za 30 dní vytipovaného období prodali 960 kusů konkrétního SKU (např. zelené tričko značky Kilpi, velikost XL), tak je váš denní průměr 32 kusů (960 kusů / 30 dní).

2. Průměrná dodací lhůta

Jedná se o dobu, která začíná v momentu objednávání zboží u vašeho dodavatele a končí doručením zásob na váš sklad, popř. do distribučního centra vašeho externího fulfillment partnera. Konec dodací lhůty je také možno stanovit na moment uskladnění do pozic, tzn. produkty jsou již dostupné pro nové / již evidované objednávky. Průměrná dodací lhůta se počítá ve dnech.

Př. pokud jste konkrétní SKU (např. zelené tričko značky Kilpi, velikost XL) objednávali u svého dodavatele 1. června a máte jej k dispozici pro vychystávání 30. června, vaše dodací lhůta je 29 dní (30 dní – 1 den).

3. Optimální velikost dávky

Ideální množství pro objednání produktu u vašeho dodavatele získáte vynásobením výše uvedených proměnných – průměrného denního prodeje a průměrné dodací lhůty.

Př. pokud se chystáte objednat konkrétní SKU (např. zelené tričko značky Kilpi, velikost XL), tak je, v tomto případě, vaše optimální velikost dávky u tohoto SKU 928 kusů (32 kusů * 29 dní).

TIP: Optimální velikosti dávek u jednotlivých SKU doporučujeme počítat častěji zejména při nárůstu objemu objednávek nebo pro nejistá období v roce.

Optimální velikost dávky vs. signální hladina zásob

Pojmy optimální velikost dávky (ROQ) a signální hladina zásob (ROP) spolu úzce souvisí a fungují v tandemu. I z tohoto důvodu se v praxi často setkáváme s jejich zaměňováním.

Jak jsme si uvedli výše, optimální velikost dávky znamená, KOLIK kusů konkrétního SKU u svého dodavatele ideálně objednat. Naopak signální hladina zásob upozorňuje, KDY je ten nejvhodnější moment pro uskutečnění objednávky, aby byla „zaručena“ dostupnost produktu až do doručení nového zboží na sklad. Na ROP zpravidla upozorňuje odpovídající skladový systém (WMS), který v reálném čase eviduje ponížení množství konkrétního SKU na / pod nastavenou množstevní hladinu.

Vzájemný vztah ROQ a ROP je patrný z následujícího zjednodušeného grafu.

Pozn. ROP je součtem tzv. pojistné zásoby, která je skladována pro případy „kdyby náhodou“, a poptávky během dodací lhůty nové objednávky u dodavatele.

Výhody práce s optimální velikostí dávky a signální hladinou zásob

Výpočty optimálních velikostí dávek a signálních hladin zásob ve zkratce dosáhnete na efektivnější řízení svých skladových zásob. Konkrétně se jedná zejména o následující výhody.

1. Minimalizace rizika vyprodání zásob

Vyprodání vašich zásob negativně ovlivňuje jak zákaznickou zkušenost s vaším e-shopem, tak i celoživotní hodnotu vašich zákazníků. Výsledek může dojít až k nepopulárnímu odchodu vašich zákazníků ke konkurenci.

Pokud svou logistiku řídíte odpovídajícím skladovým systémem (WMS), tak jste automaticky, kromě dosažení signálních hladin zásob, informování i o optimálních velikostech dávek. Některá WMS navíc nabízí také možnost automatického objednávání ROQ u vašich dodavatelů.

„Když jsme si logistiku řešili po vlastní ose, měli jsme pouze základní přehled o svých skladových zásobách – nikoli ve formě elektronického systému nebo klientské aplikace. Spoluprací se Skladonem jsme však v této souvislosti byli schopni logistiku plně automatizovat. K tomuto stavu bychom se sami ani nepřiblížili, a to už z důvodu ceny technologií v návaznosti na naše cash flow,“ Tomáš Pokorný, spoluzakladatel Dogsie.

2. Optimalizace logistických nákladů

Používáním výpočtů ROQ a ROP se přiblížíte k ideálním skladovým zásobám, kterými budete schopni odbavovat veškeré příchozí objednávky. Vyhnete se tak nadměrným zásobám, jinými slovy nákladům, které jsou neefektivně alokovány do aktuálních zásob, skladování, vybavení, personálu aj.

Pokud si nevíte rady, co vše zahrnout do logistických nákladů, stáhněte si náš e-book. Kromě jednotlivých logistických nákladových položek jsou součástí také konkrétní příklady z praxe.

3. Snadné řízení zásob

Díky ROP a ROQ přesně víte, kdy a kolik zásob je třeba doobjednat. V součtu s používáním odpovídajícího skladového systému (WMS) navíc získáváte přesné a aktuální informace, popř. kompletní reporty o vašem skladovém hospodářství. Ať už se jedná o produkty na cestě k vám na sklad, držené skladem nebo na cestě k vašim zákazníkům.

„Největší přidanou hodnotu v klientské aplikaci MySkladon vidím v přesných informacích o našich zásobách a detailech jednotlivých objednávek,“ Simona Benková, Process Manager Skinners.

Závěr

Z výše uvedeného je evidentní, že pro úspěšné řízení skladových zásob je zásadní znát co nejpřesnější počet produktů pro doplňování zásob. Díky našim doporučením si můžete být jisti, že jste na správné cestě k nákladově efektivní intralogistice.

„Outsourcing logistiky je jedním z nejlepších kroků, ke kterým jsme se během svého podnikání odhodlali. Uvolnilo nám to spoustu času, nemusíme řešit brigádníky do skladu, popř. jejich řízení, a hlavně se nám zvýšila efektivita logistiky celkově,“ Tomáš Pokorný, spoluzakladatel Dogsie.

Využijte Skladon pro růst svého podnikání

Dříve nebo později dosáhnete bodu, kdy se budete zabývat modernizací své logistiky. V tento moment si začnete klást otázku: „Investovat do nových skladových prostor, technologií, vybavení a personálu, nebo svou logistiku předat poskytovateli fulfillment služeb?“

Za nás doporučujeme kontaktovat logistického odborníka, ideálně auditora, který vám obě tyto varianty porovná detailně zpracovanou metodikou. Výsledkem pro vás bude jak finanční srovnání, tak i definování (ne)výhod jednotlivých řešení. A v konečném důsledku odborně podložený další směr vaší logistiky.

„V minulosti byla logistika naším obrovským kamenem úrazu, který se řešil napříč firmou. Po logistickém auditu a přechodu na outsourcing logistiky je to pro nás servis, který funguje a vím, že když přijdu s čímkoli z logistiky, tak to Skladon zařídí. Outsourcing logistiky hodnotíme jako správný krok, ve spoustě věcech bych nečekal, že to bude fungovat tak dobře,“ Pavel Kovář, Logistics Manager Kilpi.

Odpovědi na možné obavy z outsourcingu logistiky

IT napojení a systémová stabilita

Máte obavy z napojení vašeho e-shopu na skladový systém fulfillment partnera, popř. ze systémové stability? Pro začátek je nutné podotknout, že technické problémy mohou vznikat jak při vlastním řízení logistiky, tak i jejího outsourcingu. U nás ve Skladonu máme zkušenosti s napojováním jak krabicových, tak i vlastních e-shopových řešení nebo ERP systémů. Naše logistické operace jsou řízeny robustním skladovým systémem (WMS) s úložištěm na cloudu. Kompletní napojení na náš systém, resp. optimalizace a správa WMS je plně v rukou našeho vlastního IT týmu, čímž vám jsme schopni garantovat okamžitou odezvu.

Kvalita odbavování a balení objednávek

Bojíte se, že nebudeme schopni odbavovat objednávky ve kvalitě, které sami dosahujete? Že nejsme flexibilní vašim potřebám při balení? S každým naším klientem máme nastaveny balící procesy, které odpovídají konkrétním představám. Nabízíme možnost slev na obalový i výplňový materiál nebo přesnost v odbavování 99,91 % do více než 160 zemí.

Flexibilita

Máte dojem, že je řešení outsourcingu logistiky nedostatečné z důvodu skladové nebo personální flexibility? V našem areálu máme možnost expandovat až na 19 000 m², navíc s možností vybudování mezaninu. Kmenové zaměstnance, jejichž počet je přizpůsobován našim standardním denním objednávkovým objemům, doplňujeme z řad 80+ brigádníků. Při stávajícím nastavení jsme tak schopni odbavovat až 6 000 objednávek denně. Jsme spolehlivým partnerem i pro vaše největší prodejní špičky.

Smluvní závazek

Vnímáte u outsourcingu logistiky riziko smluvního závazku? Naši klienti mají možnost výběru délky kontraktu. Pokud nejste s nabízenou službou spokojeni, vždy existuje možnost od smlouvy odstoupit nebo ji neprodlužovat a vrátit se k vlastnímu / jinému řešení. Nabízíme také možnost částečného převedení vaší logistiky, kdy si o naší službě můžete udělat obrázek na vzorku svého sortimentu.

Fyzická ztráta kontroly nad zbožím

Obáváte se při přechodu k outsourcingu logistiky z fyzické ztráty kontroly nad svým zbožím? I v tomto případě pro vás máme řešení. Jako náš klient získáváte přístup do aplikace MySkladon, ve které máte kompletní informace o své logistice v přehledných dashboardech včetně dalších funkcí, popisovaných v tomto článku. Online, v reálném čase a 24/7. Jsme zastánci názoru, že pokud je logistika odváděna kvalitně, není fyzická účast vašeho managementu v našem distribučním centru potřeba.

Ve Skladonu si zakládáme jak na špičkových technologiích, ve kterých vidíme budoucnost nejen e-commerce logistiky, tak i v osobním přístupu našich zaměstnanců z logistiky nebo customer care. Žádné obecné kontakty, call centra nebo záznamníky. Pouze fyzická osoba kompletně srozuměná s vašimi logistickými požadavky.

Využijte naší již zavedené infrastruktury a získejte v nás na svou stranu spolehlivého partnera zaručujícího logistickou konkurenční výhodu na úrovni největších online hráčů.

„Od ledna 2020 si neevidujeme chybovost ve vychystávání objednávek, vzhledem k nízkému procentu vnímáme evidenci jako časově neefektivní. Jsme nastaveni tak, že pokud dojde k výrazné chybě, komunikujeme vzniklou situaci napřímo se svým account managerem,“ Simona Benková, Process Manager Skinners.