Logistika e-shopu: Jak se vyhnout vyprodání zásob

Ve světě není nic stálé. A ne jinak tomu je v e-commerce podnikání. Pokud u svého e-shopu máte nastaveno systematické řízení skladových zásob, nemusí vám stačit ani sebelepší předpovědi budoucího vývoje. Nenadálé turbulence se objevují jak v poptávce po vašich produktech, tak i v dodacích lhůtách vašich dodavatelů. A oba tyto scénáře mohou vyústit ve společný výsledek – vyprodání zásob.

Výsledek, kvůli kterém přicházíte jak o možný zisk, tak i o své (věrné) zákazníky. Zeptejte se sami sebe – měli byste trpělivost se vracet na e-shop, který opakovaně nemá skladem to, co aktuálně potřebujete? Zvlášť pokud podnikáte v konkurenčním prostředí?

Jak tedy zavést systém, který vám tyto neočekávané změny pomůže zvládat? Odpovědí je pojistná zásoba. Snažte se být těmi, kteří při větru změn budují větrné mlýny, nikoli těmi, co se schovávají do úkrytů.

Co je to pojistná zásoba?

Pojistná zásoba je tzv. polštářem ve skladových zásobách, který, při správném řízení skladových zásob, napomáhá pokrýt objednávky během výše uvedených nestandardních situací – tedy při neočekávaně zvýšené poptávce nebo při prodloužené dodací lhůtě. Je tedy řešením pro případy mimořádných událostí nebo dočasného selhání vašeho dodavatelského řetězce.

Laicky řečeno se tedy jedná o zásobu „kdyby náhodou“, která se může tvářit jako nadbytečná z důvodu vyšších nákladů na skladování. To však platí pouze v případě, pokud je vaše pojistná zásoba opravdu předimenzovaná. Jak tedy najít tu správnou hladinu pojistné zásoby?

Výpočtem optimální velikosti pojistné zásoby zjistíte, kolik kusů daného produktu je třeba držet skladem, aby byly související náklady co nejnižší, ale také abyste byli schopni odbavit maximální množství přijatých objednávek do doručení nového zboží na váš sklad. V tento moment pracujete s tzv. stupněm zajištěnosti poptávek pojistnou zásobou*, který se výrazně podílí na kvalitě vaší logistické služby.

* Jedná se o podíl objednávek, které jste schopni odbavit z pojistné zásoby během stanovené doby. Např. při 95% jištění bude 95 % objednávek odbaveno, na 5 % objednávek vám zásoba stačit nebude.

Jak jsme si uvedli výše, nežijeme v ideálním světě, ve kterém jsou prodeje a dodací lhůty vždy konstantní. Pokud by tomu tak bylo, byl by proces řízení skladových zásob značně jednodušší. Proto si ukážeme, jak na výpočet pojistné zásoby.

Jak na výpočet pojistné zásoby ve 4 krocích

Velikost pojistné zásoby se počítá na úrovni jednotlivých produktů (SKU). V odborné literatuře se setkáte s řadou postupů, jak na výpočet pojistné zásoby – ať už s výpočty s využitím vlastností normálního rozdělení odchylek, při variabilitě poptávky, při zpožďování dodavatelů aj.

Za nás doporučujeme jednoduchý výpočet, který bere v potaz denní prodej produktů a dodací lhůty dodavatelů.

Jak tedy na výpočet vašich pojistných zásob?

1. Zanalyzujte si následující informace na úrovni konkrétního produktu

• Historicky maximální denní prodej produktu
• Průměrný denní prodej produktu za zvolené časové období
• Historicky maximální dodací lhůta produktu
• Průměrná dodací lhůta produktu za zvolené časové období

U průměrných hodnot zohledněte i aktuální vnější vlivy z trhu – poptávka po vašich produktech, vytíženost dodavatele, vytíženost dopravců nebo jiné relevantní souvislosti – zpoždění z důvodu svátků aj. Vodítkem pro vás může být totožné období z loňského roku.

2. Stanovte si své maximum

Jedná se o scénář, kdy své produkty sice prodáváte v denních maximech, nicméně dodací lhůta vašeho dodavatele dosahuje nejdelšího časového intervalu. V obou případech se tedy jedná o historická maxima, opět na úrovni konkrétního produktu (SKU).

Maximum = maximální denní prodej * maximální dodací lhůta

3. Stanovte si svůj průměr

Zjednodušeně se jedná se o situaci, kdy objednáváte „klasické“ množství produktu, které od vašeho dodavatele dorazí ve standardní dodací lhůtě. Tento průměr se vypočítává na vámi zvolené období a opět na úrovni konkrétního produktu (SKU).

Průměr = průměrný denní prodej * průměrná dodací lhůta

4. Vypočítejte pojistnou zásobu

Posledním krokem je odečtení vašeho průměru od maxima. Díky tomuto rozdílu budete připraveni na výše uvedené neočekávané scénáře. Výsledkem je pro vás minimalizace rizik související s vyprodáním zásob, odchodem zákazníků ke konkurenci nebo vznikem zbytečných finančních ztrát.

Pojistná zásoba = maximum – průměr

Pojistná zásoba = (maximální denní prodej * maximální dodací lhůta) – (průměrný denní prodej * průměrná dodací lhůta)

Pozn.: Může nastat krajní situace, kdy se poptávka nebo dodací lhůta dostanou přes svá dosavadní maxima. V těchto případech se zvyšuje také pravděpodobnost, že se vyprodání zásob bohužel nevyhnete. V tento moment doporučujeme myslet na to, že při dalším objednávání u vašeho dodavatele, které pravděpodobně nastane v kratším časovém horizontu, je potřeba navýšit objednávané množství a doplnit tak svou pojistnou zásobu.

Výhody využívání pojistné zásoby

Důležitost pojistné zásoby se zvyšuje o to více při B2C online prodeji. Zákazníci jsou u e-shopů zvyklí zejména na rychlost v dodání svých objednávek. V ČR je již zažité doručování do následujícího dne (D+1). Pokud tento standard nejste schopni zajistit, nakupujícím zabere přechod ke konkurenci doslova pár kliknutí, což je, v porovnání s kamennými obchody, mnohem rychlejší proces.

Proto doporučujeme řízení pojistných zásob, které s sebou přináší následující výhody.

1. Minimalizace rizika vyprodání zásob

Hlavním cílem práce s pojistnými zásobami je předcházení vyprodání zásob. Pojistné zásoby vám tak pomáhají maximalizovat vaše tržby a mají pozitivní vliv jak na zákaznickou zkušenost s vaším e-shopem, tak i celoživotní hodnotu vašich zákazníků.

2. Efektivnější využití skladových prostor

Pojistné zásoby s sebou sice přináší zvýšené nároky na skladování a s ním spojené náklady, nicméně tento fakt platí pouze pro standardní období. Pokud skladujete optimální velikosti pojistných zásob, tak jsou tyto náklady, s přihlédnutím k výše uvedeným benefitům, přinejmenším zanedbatelné. Pro další snižování skladovacích nákladů doporučujeme také shlukování stejných SKU na co nejméně skladových pozic.

3. Flexibilnější řízení skladových zásob

Práce s pojistnou zásobou vám, v případě výskytu komplikací spojených se zvýšenou poptávkou nebo prodlevou v doručení zboží od vašeho dodavatele, nabízí pomocnou ruku při předpovědích, plánování a řízení skladových zásob. Poskytuje „manévrovací prostor“ pro vzniklé odchylky.

Aplikace MySkladon: Pomocník v řízení skladových zásob

Výpočet pojistné zásoby je, v řízení skladových zásob, pouze jedním dílkem skládanky. Pro minimalizaci rizika vyprodání zboží je potřeba pracovat také s dalšími proměnnými, jako jsou například signální hladina zásob (ROP) a optimální velikost dávky (ROQ).

V tomto mechanismu funguje signální hladina zásob jako upozornění, které se spouští při ponížení množství uskladněného produktu na / pod nastavenou úroveň. Upozorňuje tedy na nejvhodnější moment pro doobjednání zásob u vašeho dodavatele. Naopak optimální velikost dávky informuje, na základě detailnější analýzy, o ideálním množství zboží k objednání. Pro vizuální představu nabízíme následující zjednodušený graf.

* pojistná zásoba je již součástí signální hladiny zásob

Nicméně abychom navázali na první větu tohoto článku – ani pojistná zásoba není, stejně jako signální hladina zásob nebo optimální velikost dávky, stálá v čase. Proto je důležité mít k dispozici neustálý přehled o svém skladovém hospodářství.

Naši klienti mají tuto možnost v klientské aplikaci MySkladon. Mohou tak analyzovat prodeje i dodací lhůty svých produktů, čímž jsou schopni dopočítávat průměrné i maximální hodnoty pro stanovení pojistných zásob nebo optimálních velikostí objednávek u svých dodavatelů. Aplikace nabízí také nastavování signálních hladin zásob pro konkrétní produkty – při dosažení těchto hranic jsou uživatelé notifikováni buď přímo v aplikaci nebo e-mailem.

Vaše logistická data tak máte k dispozici v reálném čase, online a 24/7. Jinými slovy v aplikaci MySkladon získáváte užitečného pomocníka pro řízení vlastních skladových zásob, což je důležitý předpoklad pro minimalizaci rizika vyprodání zásob, stabilitu a růst vašeho podnikání.

„Největší přidanou hodnotu v klientské aplikaci MySkladon vidím v přesných informacích o našich zásobách a detailech jednotlivých objednávek,“ Simona Benková, Process Manager Skinners.

Skladon: Partner pro váš růst a logistiku bez limitů

Úspěch vaší logistiky v e-commerce spočívá v tom, že jsou objednávky vašich zákazníků doručeny snadno, rychle a v objednaném složení. Máte za cíl maximalizovat prodeje, zkvalitnit odbavování objednávek a poskytovat zákazníkům špičkovou zákaznickou zkušenost, která povede k pozitivním recenzím napříč všemi kanály?

„U outsourcingu logistiky je jedno, jestli máte denně 100 nebo 10 000 objednávek. Když je správně nastavený proces, tak je vždy možné objednávky bez větších problémů vyexpedovat,“ Tomáš Pokorný, spoluzakladatel Dogsie.

„Naši zákazníci si chválí rychlost doručení a bezchybné balení. My chválíme velmi milé a ochotné zaměstnance, spolehlivost a komunikaci ze strany Skladonu. Třešničkou na dortu je, že je pro nás outsourcing logistiky levnější, než když jsme si ji řešili interně s vlastním skladem a skladníky,“ Martina Kovačová, spoluzakladatelka zKokosu.

Ať už hledáte řešení pro svůj růst nebo stabilního partnera pro svou logistiku, spojte své síly se Skladonem. Naše know-how, zavedená infrastruktura nebo vynaložené investice posunou vaši logistiku na úroveň největších tuzemských hráčů. Díky naší skladové flexibilitě a široké zaměstnanecké základně vám jsme schopni garantovat požadovaný počet skladových pozic i operátorů čistě pro potřeby vašeho e-shopu. Při svém fungování a spolupráci klademe důraz na technologie i osobní přístup nejen ze strany naší klientské podpory… Což jsou základy a budoucnost spolehlivé e-commerce spolupráce.

Přesvědčte se sami z příběhů našich klientů

„Ve Skladonu vždy věnují řešení maximální energii, správné nastavení a fungování vnímají jako naprostou prioritu. Uvědomují si, že vznikající spolupráce může omezit nebo dokonce ohrozit naše podnikání,“ Pavel Kovář, Logistics Manager Kilpi.