Logistika e-shopu: Jak na příjem zboží

Příjem zboží může vypadat jako jednoduchý proces. Zboží si objednáte u svého dodavatele, necháte si jej doručit na sklad a pak jej uložíte do regálů. Ano, ve zkratce tomu tak opravdu je. Na příjem je ale potřeba se dívat komplexněji a více do detailu, protože právě jeho kvalita ovlivňuje efektivitu navazujících článků dodavatelského řetězce, jako je řízení zásob, vychystávání, balení nebo expedice. Čím více vaše podnikání poroste, tím důležitější bude jeho správně nastavený proces. Přehled zboží na skladě totiž výrazně snižuje nejen provozní náklady.

Ve článku se postupně dozvíte, ze kterých kroků se příjem zboží skládá, jaká jsou naše doporučení k optimalizaci a jaké výhody vyplývají z jeho správného nastavení.

Co je příjem zboží

Příjem zboží je prvním krokem fulfillmentového procesu. Součástí je doručení zboží na sklad, jeho vykládka, kontrola a uskladnění do skladových prostor pro budoucí objednávky zákazníků.

Příjem zboží krok za krokem

Ideálním výsledkem příjmu je uložení jednotlivých SKU do správných pozic a v požadovaném množství. „Uložení do správných pozic“ znamená naskladnění a postupné doplňování totožných produktů do co nejmenšího skladového prostoru a podle toho, jak často je konkrétní produkt objednáván.

E-shopy by měly mít vytvořený detailní interní manuál příjmového procesu, který obsahuje kontrolní seznamy, otázky a řešení i méně obvyklých situací. V ideálním případě by měla být každá manipulace se zbožím evidována a řízena skladovým systémem (WMS). O to více v momentě růstu vašeho podnikání, protože pouze tak budete schopni eliminovat nepřesné stavy zásob a další související komplikace a vícepráce. Jak tedy kompletní proces příjmu vypadá?

1. Spolupráce s dodavatelem a odeslání zboží na sklad

Předpoklad hladkého příjmu začíná už u dodavatele zboží. Před jeho odesláním na sklad je potřeba si dohodnout a dodržovat několik pravidel. E-shop na základě své předpovědi poptávky v dostatečném předstihu objednává konkrétní počty jednotlivých produktů a domlouvá se na jejich způsobu balení a značení (ideálně tak, aby byl každý kus označen svým EAN kódem). S dodavatelem může dále komunikovat počet a typ manipulačních jednotek (krabic, palet atp.), množství krabic na paletě, ideální velikost a hmotnost naplněných krabic atd.

Pokud e-shop spolupracuje s externí logistickou společností (s tzv. 3PL), je potřeba zajistit splnění všech podmínek pro další manipulaci v rámci dodavatelského řetězce.

2. Doručení a převzetí zboží

Proces příjmu začíná v momentě doručení zboží na sklad. Skladový personál přebírá objednávku na příjmové rampě a jednotlivé palety / krabice vykládá do určených vyznačených prostor. Během této manipulace vizuálně kontroluje stav zásilky, popř. přepočítává množství manipulačních jednotek (palet a krabic; viz níže). Pokud si všimne poškozeného nebo chybějícího balení, situaci ihned řeší s řidičem, popř. se svým nadřízeným, který kontaktuje dodavatele. Dále je během přebírání zboží vhodné dodržovat další dvě pravidla… Umožnit bezpečný vstup a pohyb řidiče ve vymezených skladových prostorách a mít po celou dobu fyzicky přítomného pracovníka příjmu, např. z důvodu vzniku škodné události při vykládce.

Pro objemné a těžké vykládky je vhodné používat odpovídající manipulační techniku. Pokud řidič převáží zboží více společností, měly by být tyto zásilky uloženy v kamionu podle závozového harmonogramu. Skladníci tak mohou vyložit svůj náklad, aniž by ztráceli čas s cizími zásilkami.

Převzetí zboží končí podepsáním dokumentů (CMR, dodací list, výdejka ze skladu apod.) nebo elektronickým schválením převzetí zboží a odjezdem řidiče. V případě nesprávného počtu přijímaných manipulačních jednotek nebo jejich poškození je potřeba tuto událost uvést do příslušného dokladu. Pokud je zboží poškozeno, vyplňuje se škodní protokol.

3. Přepočet a potvrzení přijímaného zboží

Dalším krokem je kontrola doručeného zboží. V závislosti na charakteru zboží se e-shop může rozhodnout pro množstevní nebo kvalitativní kontrolu.

Množstevní kontrolu je možné provádět na úrovni manipulačních jednotek (krabice, palety) nebo produktů. Kontrola počtu všech produktů může být časově náročná, proto se někteří online prodejci přiklání k variantě namátkové kontroly obsahu vybraných balení. Po přepočítání je důležité porovnat stav skutečně přijatého množství s objednaným. Případný nesoulad je třeba vykomunikovat se zodpovědnou stranou – s výrobcem, dodavatelem apod. Tyto rozdíly je vhodné evidovat v používaném software k budoucímu analyzování, např. při určování spolehlivosti jednotlivých dodavatelů jak v dodávaném množství zboží, tak i jeho kvalitě.

Jak to funguje ve Skladonu: Naši klienti mají k dispozici aplikaci MySkladon, která poskytuje kompletní přehled o jejich skladovém hospodářství v reálném čase. Součástí aplikace jsou také informace o jednotlivých příjmech, kdy u každého z nich vidí aktuální status, očekávaný počet produktů od dodavatele, počet skutečně napočítaných produktů, výsledný rozdíl a počet manipulačních jednotek (viz obrázek níže).

Občas dochází k situaci, že je součástí příjmu zboží, které nebylo původně avizováno. V takovém případě existují dvě řešení dle dohody s klientem. Zboží rovnou přijmeme nebo jej „zadržíme na příjmu“ a s klientem domlouváme další kroky.

Pro množstevní kontrolu vřele doporučujeme využívat skladový systém (WMS). Skenováním jednotlivých kusů se proces urychlí a hlavně zpřesní. Jedinou podmínkou je, aby byla každá položka označena svým EAN kódem. V případě skenování krabic / palet je potřeba jejich označení tzv. master labelem, jehož forma je schválena a softwarově kompatibilní pro všechny zúčastněné strany. Po jeho naskenování systém zaeviduje obsah konkrétní krabice / palety, tj. celkový počet daného SKU.

Jak to funguje ve Skladonu: Přítomnost EAN kódů je u nás pro přesné řízení skladových zásob klientů naprostým základem. Každý produkt je během svého toku ve skladu minimálně 4x systémově naskenován – při příjmu, zaskladnění, vychystávání a balení. Další skenování probíhá v momentě paletizace, probíhá však na úrovni objednávky, nikoli konkrétního produktu. Pouze tak jsme schopni zajistit minimální chybovost v odbavování objednávek (v prvním kvartále 2021 jsme se dostali na hladinu 0,09 %) a dosáhnout co nejpřesnější shody při inventuře zboží.

Existuje také možnost tzv. kvalitativní kontroly. Na rozdíl od množství není kvalita produktu většinou systémově rozpoznatelná. Proto je důležité si vytipovat konkrétní produkty a kontrolovat jejich kvalitu z výroby, stav křehkého zboží aj.

Jak to funguje ve Skladonu: Kvalitativní kontrolu provádíme u několika klientů, příkladem je Skinners. Zboží je k nám zasíláno přímo od výrobce, klient se tak nedostane do fyzického kontaktu se svým produktem. Pro kontrolu jsme si společně vydefinovali interní směrnici kvality, která obsahuje detailní kontrolní návod.

4. Naskladnění zboží

Posledním krokem je uložení nového zboží do skladových prostor. Tento krok se může v jednotlivých skladech výrazně lišit. Záleží na typu a velikosti skladu nebo na charakteru, velikosti, množství a hmotnosti přijímaného zboží. Jak už je pravidlem, také tento proces je efektivnější v případě systémového řízení skladu. V praxi to vypadá tak, že je skladníkovi po naskenování EAN kódu produktu nabídnuta pozice k uskladnění. Většinou jsou za tím dva důvody: buď je již tento produkt na pozici uložen a doplněním se šetří skladový prostor, nebo je skladová pozice vyhodnocena jako nejvhodnější podle obrátkovosti naskladňovaného produktu. Druhá varianta má za cíl co nejrychlejší odbavování přijatých objednávek.

Jak to funguje ve Skladonu: Nové zboží naskladňujeme buď do policových regálů určených k okamžitému vychystávání nebo na paletové pozice, které slouží jako dlouhodobá zásoba (tzv. buffer). Některé produkty našich klientů je potřeba před naskladněním do policových regálů zkompletovat, tzn. z přijatých polotovarů vytváříme finální produkt. Veškeré operace jsou samozřejmě řízeny a kontrolovány skladovým systémem (WMS). Na jednotlivých pozicích dále nemixujeme totožné produkty s odlišnou šarží nebo datem expirace.

Jak optimalizovat proces příjmu

Existuje celá řada způsobů, jak příjmový proces zdokonalit. Níže uvádíme několik našich doporučení.

Navrhněte si správně layout skladu

Jak už bylo uvedeno dříve, příjem zboží je prvním krokem fulfillmentového procesu. Jeho stanoviště musí odpovídat materiálovému toku zboží uvnitř vašeho skladu, mělo by splňovat minimálně tyto 4 základní podmínky: návaznost na příjmovou rampu, dostatečný manipulační prostor, přímá bezbariérová návaznost na všechny využívané skladové pozice a oddělení příjmové od expediční rampy. Správným umístěním příjmu eliminujete také křížení tras s manipulační technikou a personálem z navazujících stanovišť.

Pracujte se skladovým systémem (WMS)

Skladový systém pro řízení zásob vám díky svým funkcím a praktickým automatizacím usnadňuje kompletní řízení dodavatelského řetězce. Jeho používáním zpřesníte své skladové hospodářství a dosáhnete vyšší skladovací i následné vychystávací efektivity. Přesně víte, kde a kolik produktů aktuálně skladujete nebo kolik produktů je na cestě k vám na sklad. Mimo jiné si v systému můžete nastavit tzv. signální hladiny zásob na úrovni jednotlivých produktů. V momentě dosažení zvoleného množství jste tak automaticky upozorněni na vytvoření nové objednávky u vašeho dodavatele.

Jak to funguje ve Skladonu: Naši klienti mohou na svém účtu v aplikaci MySkladon sledovat aktuální status a množství svých produktů. Aplikace je napojena na naše WMS, přičemž je mezi těmito systémy zajištěn oboustranný tok dat. U každého produktu mají k dispozici informaci o množství, které je:

• Dostupné pro budoucí objednávky
• Rezervované v nezabalených objednávkách
• Připravené na expedici
• Zadržené kvalitou
• Avizované na cestě / připravené k přijetí na sklad

Tyto informace jsou dále automaticky propojeny s e-shopy našich klientů, kteří tak mají k dispozici stále aktuální množství svých produktů pro nové objednávky.

Kontrolujte vytipované zboží

Pokud spolupracujete s více dodavateli, tak časem, vlastní zkušeností a analýzou odhalíte ty, kteří jsou méně zodpovědní v dodávaném zboží, resp. narazíte na tzv. problémové produkty (např. křehké, s datem trvanlivosti, výrobně specifické apod.). V těchto případech buďte u příjmu o to obezřetnější, v častých případech je právě tento krok posledním kontrolním bodem. Předejdete tak reklamacím poškozeného, prošlého, částečně chybějícího nebo odlišně značeného zboží.

Dvojitá kontrola dokumentů

Ihned kontrolujte a porovnávejte stavy objednaného množství se skutečně přijatým. Vyhnete se tak opravám, vícepracem a ztrátám v pozdější fázi fulfilmentového procesu. Pro zefektivnění kontrol si udržujte svůj systém evidence příjmových a přepravních dokladů.

Výhody správně nastaveného příjmu zboží

Investice do optimalizace příjmového procesu se vám vyplatí ve všech dalších fázích fulfillmentu. Správně nastavený příjem je důležitým předpokladem pro bezproblémové odbavování budoucích objednávek. Můžete tedy očekávat:

1. Přesný přehled o stavu zásob

Pokud evidujete přesné počty skladových zásob, jste schopni kvalitněji plánovat objednávky u vašich dodavatelů, snižovat míru nevysvětlitelného úbytku zásob nebo v dlouhodobějším horizontu nastavovat ideální hladiny marží. Vyhnete se tak také negativním recenzím vašich zákazníků, kteří si u vás objednali chybně vedené zboží „skladem“.

2. Ideální množství produktů skladem

U nízké hladiny zásob hrozí vyprodání a odchod zákazníků ke konkurenci, naopak nadměrné zásoby zřídka prodávaných produktů nepřináší návratnost pořizovacího nákladu, natož zisk. Zjistěte příčiny těchto problémů už na samotném začátku.

3. Efektivní skladování zásob

Optimalizace příjmu zboží zefektivňuje také proces skladování – prostorově i finančně. Cílem každého e-shopu by měl být dostatek zboží ve vychystávací zóně a co nejblíže balícímu pracovišti.

Investice do WMS nebo outsourcing logistiky?

Jak bylo v článku několikrát zmíněno, pro úspěšně zvládnutý příjem zboží je potřeba splnit 2 podmínky. Krok po kroku detailně nastavený proces a přesná evidence přijímaných produktů.

Produkty, které v rámci příjmového procesu naskladníte, následně (ne)odesíláte svým zákazníkům, což se odráží v zákaznické zkušenosti a v konečném důsledku na úspěšnosti vašeho podnikání.

Pokud se nacházíte ve fázi, kdy odesíláte vyšší stovky až tisíce objednávek měsíčně, dříve nebo později přijde čas pro nákup odpovídajícího WMS. Nevíte, co vše by mělo takové WMS splňovat? Stáhněte si náš manuál pro výběr skladového systému. Připravili jsme ho pro vás ve spolupráci s logistickým auditorem p. Rudolfem Malým, ALog.

Kvalitní WMS vždy představuje vysokou vstupní investici. Navíc každé online podnikání je jedinečné, a proto počítejte i s jeho přizpůsobováním vašim specifickým požadavkům, s čímž souvisí další náklady spojené s časem a vynaloženou energií.

Také v tomto případě existuje možnost volby. Svěřte svou logistiku odbornému partnerovi, který již má svou fulfillment službu odladěnou a je připraven pomoci vašemu dalšímu růstu. Profitujte z jeho odbornosti a vyrovnejte se svou logistikou velkým e-commerce hráčům „lusknutím prsty“.