Logistika e-shopu: Co je to FIFO a jak s ním pracovat

Správné řízení skladových zásob je jedním z hlavních předpokladů úspěšného e-commerce podnikání. Může mít velký vliv jak na vaše cash flow, tak i konečný zisk. A právě pochopení pojmu FIFO zde hraje významnou roli.

V ideálním světě je poptávka po vašich produktech stálá v čase, váš dodavatelský řetězec dodává zboží v přesných termínech, produkty jsou vyráběny v požadované kvalitě, dle vašich potřeb atp. V jistou chvíli však zjistíte, že se jedná o mnohdy vzdálenou realitu. Zvlášť v dnešní době, kdy jsme svědky sílící inflace, což pocítíte u dodavatelů v momentě, kdy se rozhodnete své zásoby doplnit.

Jak s tímto kolísáním / navyšováním cen pracovat? Jak byste měli přistupovat ke skladování a další manipulaci zboží, včetně sledování účetní hodnoty svých zásob?

V praxi se používá několik metod, přičemž nejběžnější je bezesporu metoda FIFO. A jak už řádky výše napovídají, je důležité na ni nahlížet jak ze stránky logistické, tak i finanční.

Co pojem FIFO znamená? Jak jej vypočítat? Jaké jsou další metody? Nebo kterou z možností zvolit pro své podnikání? To vše zjistíte v našem článku, ve kterém si vše uvedeme na konkrétních příkladech.

Co je to metoda FIFO

Zkratka FIFO pochází z anglického First In First Out. Jedná se o metodu řízení toku materiálu a zásob, při které se vždy vyskladňuje nejstarší, tj. nejdříve naskladněné kusy produktu.

V praxi jsou nově naskladňované produkty v regálech umísťovány za dříve přijaté kusy. V momentě přijetí objednávky je vychystáván produkt, který je na skladové pozici vpředu. Jedná se o nejběžněji používanou metodu. Pro představu nabízíme následující obrázek demonstrující zjednodušenou manipulaci se zbožím při využívání této metody.

Obr. 1: Skladová manipulace s produktem na skladové pozici při používání metody FIFO (pohled na skladovou pozici z profilu)

Zejména má tato metoda uplatnění u e-shopů, které prodávají produkty s datem trvanlivosti nebo produkty podléhající rychlé zkáze či s tendencí zastarávat. Takto nastavenou neustálou rotací produktů eliminujete riziko zbytečných finančních ztrát.

Poznámka: Obdobou je metoda FEFO, z anglického First Expired First Out. Při používání této metody se zohledňuje datum expirace produktů – nejdříve vychystávané zboží je to, co má nejbližší expiraci. Nebere se tak v potaz datum naskladnění nebo nutně nejbližší lokace skladové pozice konkrétního SKU. Je využívána zejména ve skladech s čerstvými potravinami nebo ve farmaceutickém průmyslu, kde by ignorování dat expirace mělo za následek obzvlášť vysoké ekonomické ztráty.

Jak s metodou FIFO pracovat v účetnictví

V účetnictví je nutné na konci každého účetního období nebo fiskálního roku ocenit celkovou zůstatkovou hodnotu zásob. Při této souvislosti se vypočítávají i tzv. přímé náklady na prodané zboží (COGS; z anglického Cost of Goods Sold).

Jak jsme si již uvedli dříve, cena pořizovaného zboží se mění v čase, v praxi jsou zpravidla později pořízené produkty dražší. Pokud pracujete s metodou FIFO, kdy nejdříve prodáváte starší kusy zboží s nižší hodnotou, mají konečné zásoby hodnotu vyšší.

Metoda FIFO je tak tedy, kromě samotné skladové manipulace, využívaná také pro účely finančního vyjádření zásob. Navíc nabízí jednoduchý vzorec pro výpočet hodnot zůstatkových zásob.

Výpočty hodnot zásob jste také schopni sledovat a regulovat kvalitu svého dodavatelského řetězce, optimalizovat cash flow nebo eliminovat riziko vysokých nákladů za skladování, kdy se navíc často jedná o produkty, které jsou zastaralé nebo již neprodejné.

Poznámka: Snažte se maximálně generovat zisk. Náklady na zásoby, které nejste schopni prodat, negativně ovlivňují vaše cash flow. Navíc, některé z fulfillment společností si účtují vyšší náklady za skladování zboží s nízkou obrátkou. To platí například pro produkty, které jsou na skladě déle než 180 / 365 dní. Tímto způsobem se 3PL společnosti snaží své klienty motivovat k jejich prodeji a optimalizovat tak své skladování.

POZOR: Je potřeba neustále aktualizovat a evidovat správné přímé náklady prodaného zboží. Pokud se například tyto náklady v krátkém časovém období ztrojnásobí, ale účetní při výpočtech použije zastaralé hodnoty, sníží se vám konečný zisk.

Jak tedy u metody FIFO vypočítat přímé náklady na prodané zboží, když jejich hladina kolísá v čase?

Metoda FIFO a oceňování zásob

Při výpočtu přímých nákladů na prodané zboží (COGS) u metody FIFO vždy nejdříve počítáte s pořizovací cenou u dříve pořízených kusů konkrétního produktu (protože při skladové manipulaci vždy vychystáváte nejstarší kusy). A tuto jednotkovou pořizovací cenu vynásobíte počtem prodaných kusů.

Příklad č. 1:

Společnost se sportovní výživou na začátku roku nakoupila 500 proteinových tyčinek, kdy za 1 kus zaplatila dodavateli 10,- Kč. Za 2 měsíce musela dokoupit dalších 700 kusů, nicméně již za vyšší cenu – 1 ks stál nově 12,- Kč.

• Společnost tak dohromady nakoupila 1 200 ks proteinových tyčinek
• Z těchto tyčinek však již 800 ks prodala

Celkové přímé náklady na prodané zboží (COGS; 800 ks) tedy jsou:

• COGS = (počet prodaných kusů z 1. dávky * pořizovací cena 1 ks) + (počet prodaných kusů z 2. dávky * pořizovací cena 1 ks)
• COGS = (500 ks * 10,- Kč) + (300 ks * 12,- Kč) = 8 600,- Kč

Celková hodnota zbývajících zásob na skladě je pak vypočítána tímto způsobem:

• Konečná hodnota zásob = zbývající kusy * pořizovací cena 1 ks
• Konečná hodnota zásob = 400 ks * 12,- Kč = 4 800,- Kč

Příklad č. 2:

E-shop s dětským zbožím prodává dětské mléko. K 1. 1. 2021 jich měl na skladě 40 kusů s pořizovací cenou 200,- Kč. V průběhu roku nakoupil další dvě dávky, a sice v únoru 150 ks za jednotkovou cenu 220,- Kč, resp. v červenci 200 ks, kdy 1 ks stál již 250,- Kč. Během roku prodal celkem 300 ks tohoto dětského mléka. Na skladě tak na konci roku zůstalo 90 ks.

• COGS = (40 ks * 200,- Kč) + (150 ks * 220,- Kč) + (110 ks * 250,- Kč) = 68 500,- Kč
• Konečná hodnota zásob = 90 ks * 250,- Kč = 22 500,- Kč

LIFO a další metody řízení toku materiálu a zásob

Kromě metody FIFO existuje také metoda LIFO, zpravidla využívána v USA. Zkratka LIFO pochází z anglického Last In First Out, a jak už název napovídá, nejdříve vyskladňované zboží do objednávek je to, které bylo nejpozději naskladněno. Tedy opak metody FIFO, viz obrázek níže.

Obr. 2: Skladová manipulace s produktem na skladové pozici při používání metody LIFO (pohled na skladovou pozici z profilu)

Tato metoda je vhodná pro nadrozměrné, těžké nebo špatně manipulovatelné zboží. Pokud například skladujete černé uhlí ve 25 kg pytlech, bylo by značně neefektivní vychystávat nejdříve naskladněné kusy, které jsou uloženy naspod skladovací pozice, a následně vše přeskládat. Nicméně společnosti prodávající tento typ produktů musí dávat pozor na zastarání původně naskladněných kusů.

Z účetního hlediska však zákon v České republice metodu LIFO nepovoluje. Důvodem je růst cen v období inflace, kdy se předpokládá, že nejpozdější dodávka bude také nejdražší. Oceňování by tak bylo vyšší než u metody FIFO a tím by mělo výraznější dopad na daňový základ.

Poznámka: Vykazování vyšších nákladů na zásoby, jak je tomu u metody LIFO, snižuje konečný zisk společnosti. U společností v USA je také na denním pořádku využívání kombinace zmíněných metod – LIFO pro skladové operace a FIFO pro účetnictví.

Pro zajímavost a úplné doplnění nabízíme také další známé metody:

• FEMAL (z anglického First Expiry Minimum Available Lifetime) je obdobou metody FEFO, nicméně se kromě nejkratšího data expirace bere v potaz také doba expirace, která vyhovuje zákazníkovi a jeho stanoveným limitům
• FESAL (z anglického First Expiry Shortest Ambient Lifetime) je upravenou variantou metody FEMAL, kde se expirace aktualizuje na základě předchozího zacházení s konkrétním kusem produktu (např. zohlednění při porušení teplotního řetězce)
• HIFO (z anglického Highest In First Out) funguje na principu přednostního vychystávání nejdražšího kusu konkrétního produktu za účelem snížení účetní hodnoty skladových zásob (vzácná, nedoporučujeme)
• LOFO (z anglického Lowest In First Out) je opakem metody HIFO, přednostně se vychystává nejlevnější kus konkrétního produktu za účelem zvýšení účetní hodnoty zásob (teoretická, nedoporučujeme)
• „Metoda První nalezená“ není ve skutečnosti metoda, ale běžný postup v případě zanedbaného řízení skladových zásob. Jednoduše řečeno se vychystává kus konkrétního produktu, na který se narazí jako první.

Kterou metodu řízení toku materiálu a zásob zvolit?

Vše je potřeba si napřed ověřit s vaším účetním a výběr metody ovlivňuje také váš obor podnikání, nicméně pro účely oceňování zásob obecně doporučujeme metodu FIFO. Tato metoda sleduje přirozený tok zásob, zjednodušuje výpočet konečných účetních hodnot, poskytuje nejpřesnější čísla, usnadňuje evidenci nebo napomáhá v nastavování vhodných maloobchodních cen s požadovanou marží.

Maloobchodníkům, jejichž produkty podléhají datu expirace, doporučujeme metodu FEFO, a to z důvodu minimálních ztrát zapříčiněných prošlou lhůtou u produktů.

Technologie, spolehlivost, profesionalita… to je Skladon

Ve Skladonu jsme vyvinuli vlastní aplikaci MySkladon, která je určena jak pro rychle rostoucí e-shopy, tak i pro dlouhodobě zavedené významné e-commerce hráče.

„U outsourcingu logistiky je jedno, jestli máte denně 100 nebo 10 000 objednávek. Když je správně nastavený proces, tak je vždy možné objednávky bez větších problémů vyexpedovat,“ Tomáš Pokorný, spoluzakladatel Dogsie.

V aplikaci je možné si u produktů nastavit jak možnost pro metodu FIFO, tak i FEFO. Systémem je pak sledováno a zajišťováno odbavování objednávek dle stanovených podmínek.

Obr. 3: Definování metody FIFO / FEFO v klientské aplikaci MySkladon

Pokud si klient zvolí metodu FIFO a jeho produkt je uložen na více skladových pozicích, je náš skladový personál systémově naváděn k jeho vychystávání tzv. optimální trasou, tj. naviguje pracovníka k nejbližší pozici. Tímto způsobem je dosaženo nejkratší doby v odbavování objednávek. Proto jsme schopni garantovat odeslání všech přijatých objednávek všem našich klientů do 12:00 ještě tentýž den.

„Pokud zjistíte, že poptávka po vašich produktech rapidně roste, a přitom si nejste jisti, zda vše zvládnete expedovat v termínu, neváhejte kontaktovat odborníka v outsourcingu logistiky, kterým Skladon bezpochyby je,“ Lucie Konečná, COO nanoSPACE.

Možnost FEFO navádí skladové operátory k vychystávání těch kusů produktů, u kterých je nejbližší datum expirace. Opět podle optimální trasy pro zajištění rychlého odbavení. Datum naskladnění je v tomto případě potlačeno, důležitým je minimalizovat vznik možných finančních ztrát z důvodu expirace zboží.

Aplikace MySkladon v kostce nabízí aktuální informace o vaší logistice. 24/7, online a na jakémkoli zařízení s připojením k internetu. Má v sobě zabudované nástroje pro řízení skladových zásob, z čehož pro naše klienty plyne řada výhod. Mají například přístup k:

• Informacím o svých aktuálních zásobách, objednávkách, reklamacích, vratkách, příjmech aj., a to v reálném čase
• Snadné správě a aktualizaci svých SKU
• Zobrazování prodejních trendů pro plánování zásob
• A mnoho dalšího

„Největší přidanou hodnotu v klientské aplikaci MySkladon vidím v přesných informacích o našich zásobách a detailech jednotlivých objednávek,“ Simona Benková, Process Manager Skinners.

S tímto přehledem si tak jsou naši klienti schopni optimalizovat svou úroveň skladových zásob, snižovat náklady za skladování a zároveň se do značné míry vyhýbat riziku vyprodání zásob.

Naše aplikace je vám schopna například odpovídat na otázky „kdy konkrétní produkt objednávat“ nebo „kolik kusů objednat“. Do svého dodavatelského řetězce i provozu zavede řád, čímž v konečném důsledku dosáhneme na lepší zákaznickou zkušenost s vaším e-shopem.

Řízení a optimalizaci skladových zásob předejte profesionálům

Správné řízení skladových zásob je na jednu stranu komplexním úkolem, na druhou stranu je zásadní pro budování a expanzi vašeho e-shopu.

Ve Skladonu pomáháme našim klientům růst – v posledním roce v průměru o 156 % na klienta. A to jen díky jejich rozhodnutí předat logistiku do našich rukou. Získávají tak čas pro jiné rozvojové oblasti svého podnikání a nezabývají se denní logistickou operativou nebo hledáním optimalizačních cest u vlastního logistického řešení. Využili našeho know-how, investic do systému nebo vybavení, nabízených úspor za skladové prostory nebo obalový materiál, množstevních slev na dopravu nebo již zavedené infrastruktury. Získali tak ve svých odvětvích konkurenční logistickou výhodu.

„Skladon mohu doporučit pro jejich profesionalitu a skvělé technologické zázemí. Podnikání bez externího fulfillmentového partnera si už nedokážu představit,“ Vít Libovický, Mementerra.

Jinými slovy spoluprací se Skladonem rozšiřujete svůj tým o zkušené logistické profesionály, a to na bázi dlouhodobého partnerství.

„Největší změnu, kterou ve firmě pociťuji, je, že jsem od spuštění spolupráce se Skladonem neslyšel o logistice,“ Jakub Novák, CEO Kilpi.