Jak se logisticky připravit na Vánoce

Vánoce jsou pomalu za dveřmi. Pro běžného občana nejkrásnější svátky v roce, pro e-shopy často období zvýšené poptávky po jejich produktech, které jde ruku v ruce s nárůstem objednávek, ale i celkových příjmů.

Pro řadu e-shopů jsou ovšem Vánoce i obdobím stresu a obav, jak vše zvládnout. A právě logistika bývá jednou z nejčastěji skloňovaných oblastí. Poznáváte některou z následujících otázek?

• Máme dostatečné skladové prostory pro naše produkty?
• Stihneme vše odbavit tak, aby zboží dorazilo včas pod vánoční stromečky našich zákazníků?
• Má náš dopravce dostatečné kapacity pro převoz všech zabalených objednávek?

Z výše uvedeného se nabízí důležitá otázka… Jak se logisticky připravit na nadcházející vánoční sezónu?

Kdy začít s přípravou na Vánoce?

Na logistické limity Vánoc postupně naráží jak e-shopy, tak i dopravci nebo zákazníci. Proto za Skladon doporučujeme důkladnou logistickou přípravu. Kdy s ní začít? Pokud chcete prožít co „nejklidnější“ vrchol sezóny, začněte teď!

10 našich logistických doporučení

Při plánování Vánoc neexistuje pro e-shopy žádná univerzální metoda. Nicméně vám přinášíme 10 tipů, které vám pomohou minimalizovat možnost vzniku problémů během tohoto rušného období. Tipy, které vás nasměřují k dosahování maximálního potenciálu vašeho podnikání.

Co tedy udělat pro spokojenost vašich zákazníků?

1. Kontaktujte předem své dodavatele

Stejně jako vy, tak i vaši dodavatelé se potřebují předzásobit a mít dostatek času na zpracování svých objednávek. Tím spíš v momentě, kdy se u nich plánuje vyšší odběr zboží nebo větší počet objednávek. Vytvořením neohlášené objednávky se tak vystavujete, kromě potenciálních časových prodlev v doručení zboží na váš sklad, riziku nedostatku zboží na skladě dodavatele.

Proto doporučujeme kontaktovat své dodavatele o zamýšlených objednávkách dopředu a zarezervovat si u nich předpokládané objemy.

2. Objednávejte své zboží v předstihu

V prvním kroku si zanalyzujte své historické prodeje jednotlivých SKU ze stejných / podobných časových období. Zohledněte meziroční prodejní trendy, chystané marketingové aktivity a další proměnné, které vám pomohou určit co nejpřesnější představu o množství produktů k objednání. Vytipujte si také své best sellery nebo produkty, jejichž prodej může ovlivnit prodej příbuzného produktu (tzv. cross selling). Detailnější informace o tom, jak objednávat zásoby vašich produktů, najdete v našem dalším článku o řízení skladových zásob.

Při stanovení termínu pro objednání zboží u dodavatele se orientujte podle vzájemné dohody (viz předešlý bod), jeho dodací lhůty a svých logistických kapacit. Pro nepředvídatelné případy doporučujeme mít v záloze další odpovídající dodavatele.

3. Pracujte se signálními hladinami zásob

Tento bod navazuje na předešlou analýzu potřeb. Pro jednotlivá SKU si systémově nastavte tzv. signální hladiny zásob (ROP), neboli množstevní hranice pro jednotlivé produkty. Při poklesu na jejich úroveň budete systémově informováni o potřebě opětovného objednání produktů u svého dodavatele. Pro období se zvýšenou poptávkou doporučujeme zvýšení těchto hodnot signálních hladin. Zvýšíte tak své tzv. pojistné zásoby u produktů, které budou pravděpodobně součástí objednávek během dodací lhůty nového zboží k vám na sklad.

Ať už pracuje s pokročilejším skladovým systém (WMS) nebo technologicky založeným logistickým partnerem, jsou sledování zásob, nastavení signálních hladin a automatické notifikace / objednávání zboží u vašeho dodavatele cennými funkcemi.

Dále doporučujeme, oproti klidnějším měsícům, také zvýšení tzv. optimálních hladin dávek (ROQ), abyste pohodlně pokryli aktuální poptávku. Pod pojmem optimální velikost dávky si představte ideální množství produktů pro novou objednávku u dodavatele. Berte na vědomí, že správné řízení zásob má, mimo jiné, i pozitivní vliv na vaše cash flow.

4. Sjednoťte svůj tým

Buďte si jisti, že jsou jednotlivá oddělení vaší firmy informována o plánech na blížící se vrchol sezóny i o aktuálním dění. Nastavte si společný kalendář s tzv. akčními kroky, kdy minimalizujete riziko vzájemného nesouladu. Uvádějte do něj např. termíny pro vytvoření objednávek u dodavatelů, dokončení naskladnění zboží, nákup obalového a dalšího spotřebního materiálu, spuštění marketingových kampaní atp., včetně požadavků na personální zajištění.

Vyhnete se tak problémům spojených s neefektivním odbavováním objednávek nebo vyprodáním zásob, které jsou zapříčiněny nedostatečnou vnitrofiremní komunikací.

5. Objednejte „něco navíc“

Vánoce jsou radostným obdobím roku. Přizpůsobte tomu i své balení nebo obsah zásilky. K objednanému zboží přidejte drobná překvapení, která vašeho zákazníka potěší v momentě rozbalování balíčku. Pokud se rozhodnete pro nápaditý a recyklovatelný obal, tím lépe. Pozitivně tím zlepšíte svou zákaznickou zkušenost, která zvyšuje šanci pro budoucí návrat obslouženého zákazníka. Jinými slovy tím zvyšujete jeho celoživotní hodnotu (CLV).

6. Provádějte častější inventury

Pro hladký průběh předvánočního shonu je důležité mít přesné stavy zásob. Ať už pro samotné doobjednávání zboží u vašich dodavatelů nebo z důvodu snížení frekvence nepříjemných telefonátů ze strany zákazníků na váš zákaznický servis, kteří si své zboží například objednávali v domnění, že je skladem.

Proto před objednáváním zboží pro vánoční účely doporučujeme provést kompletní inventuru vašich zásob. Ideálně se zaměřte i na kontrolu kvality u problémových produktů, které jsou křehké, s datem trvanlivosti apod. Dále během zvýšeného prodeje doporučujeme provádět i častější částečnou kontrolu u zboží s vysokou obrátkou.

7. Plánujte s časovou rezervou

Murphyho zákony fungují vždy a spolehlivě. Proto všechny dobře nastavené plány počítají s možností vzniku nepředvídatelných událostí. Období Vánoc je hektické pro všechny zúčastněné strany, vaše zboží se může pozdržet u kteréhokoli článku vašeho e-commerce dodavatelského řetězce.

Předcházejte zbytečným problémům, které vznikají z důvodu špatného plánování. Začněte s vánoční přípravou ještě dnes.

8. Zaveďte systém pro řízení zásob

Přehled o toku vašeho zboží je jedním ze základních kamenů úspěšného podnikání. Ať už prodáváte přes jediný prodejní kanál nebo multichannel, používejte odpovídající nástroj pro řízení a evidenci vašeho hospodářství.

Pokud vaše podnikání roste, v určitý moment narazíte na potřebu zavedení skladového systému, který bude splňovat vaše rozšířené logistické požadavky. Jak jej vybrat? Pro začátek si stáhněte náš seznam základních vlastností, které by měl splňovat každý pokročilejší skladový software (WMS).

Hledáte způsob, jak se vyhnout vysoké vstupní investici, spojenou s pořízením WMS, a následným úsporám spojených s jeho optimalizací a údržbou? Variantou může být přechod k fulfillmentovému odborníkovi, který s takovým software již pracuje.

9. Zkvalitněte doručování objednávek s 3PL

Rychlost a přesnost v doručování zboží koncovým zákazníkům v dnešní době odděluje úspěšné e-shopy od neúspěšných. Pro vaše porovnání, průměrná přesnost ve vychystávání je u fulfillment společností 99,51 %.

Pokud hledáte způsob, jak urychlit doručování objednávek, doporučujeme spolupráci s větším počtem dopravců, kteří se vzájemně doplňují v nabízených produktech. Na problémy s jejich kapacitou mohou narazit, obzvlášť v obdobích prodejních špiček, jak malé e-shopy, tak i velcí fulfillment poskytovatelé, proto je dobré mít vždy v záloze náhradní řešení. Dalším způsobem, jak docílit rychlejšího doručení, je nastavení co nejpozdějších termínů pro svozy dopravců. Zajistíte si tak větší prostor pro odbavení později přijatých objednávek ještě tentýž den.

Pro dosažení co nejvyšší procentuální přesnosti a co nejrychlejších časů je důležitá efektivita v souvisejících intralogistických procesech. Vše začíná kvalitou příjmu zboží na sklad, na který navazují procesy vychystávání a balení.

Hledáte řešení, jak zpřesnit odbavování a zrychlit doručování svých zásilek v krátkém čase? Spojte se s fulfillmentovým odborníkem. Ve Skladonu si držíme standard 99,95 % přesnost vychystávání při odbavování objednávek. Na expedici přijatých objednávek spolupracujeme s 20+ globálními i lokálními dopravci. Díky umístění našeho skladu doručujeme objednávky hned do 4 zemí do druhého dne (režim D+1) ekonomickou pozemní dopravou a za lokální ceny. Řešíte problémy s celním řízením? Nabízíme také zkušenost se zasíláním produktů do více než 180 zemí světa.

10. Reportujte pro příští rok

Kromě zvládání náporu stávajících Vánoc si také nastavte způsob reportingu, který následně použijete pro analýzu a přípravu na Vánoce následující. Ať už v souvislosti s dodavateli, dopravci, zaměstnanci, produkty, vybavením skladu, software apod. Zapisujte si nedostatky, dělejte si poznámky a mapujte možná vylepšení. V konečném důsledku tak odlehčíte svému nervovému systému.

Spojte se s logistickým profesionálem

Už přemýšlíte nad tím, jak zvládnete letošní Vánoce? Nevíte, kde začít a máte obavy z toho, co vše bude potřeba stihnout? Nechcete znovu zažívat hektické dny, problémy s odbavováním objednávek nebo obstrukce na straně dopravců?

Kontaktujte nás! V našem skladu, o aktuální rozloze 16 000 m², je na vaše objednávky připraveno přes 120 kmenových zaměstnanců, které v případě potřeby doplňujeme z řad zasmluvněných brigádníků. Jejich fungování je řízeno skladovým systémem, který tak, kromě přesného řízení zásob našich klientů, eliminuje chyby lidského charakteru. V našich flexibilních skladových prostorech máme nastaveny fulfillmentové procesy přesně pro potřeby e-commerce, díky čehož jsme schopni odbavit 10 000+ objednávek v zavedeném vícesměnném provozu.

Zaměřte se na jiné oblasti svého podnikání, než je logistika, a snažte se maximálně naplnit svůj prodejní potenciál. Prožijte logisticky klidné Vánoce.