Doplňování zásob: Přizpůsobujte se aktuální poptávce

Vžijte se do kůže svého (potenciálního) zákazníka… na internetu stráví spoustu času hledáním požadovaného produktu. A když jej konečně najde, narazí na nemilé zjištění – produkt není skladem.

Tento scénář má negativní vliv nejen na vaši zákaznickou zkušenost, ale i na váš příjem, jelikož zákazník s velkou pravděpodobností nakoupí produkt u konkurence.

Vaše zboží je proto potřeba neustále doplňovat tak, abyste na skladě drželi optimální množství jednotlivých produktů. Doplňování zásob je neoddělitelnou součástí řízení skladových zásob a hraje klíčovou roli v e-commerce dodavatelském řetězci. Má přímý vliv jak na celoživotní hodnoty vašich zákazníků, tak i celkový dojem ze značky.

V našem článku se postupně dozvíte, proč doplňování zásob nepodceňovat, jak k němu přistupovat, jaké jsou osvědčené postupy nebo tipy pro jeho efektivní řízení.

Co je to doplňování zásob

Jedná se o proces uskladnění produktů do regálů, které slouží k okamžitému vychystávání. Ať už v rámci vašeho skladu z paletových pozic pro dlouhodobou zásobu nebo přímo od vašeho dodavatele.

Známkou správně vedeného doplňování zásob je, že ve kterémkoli momentě přijetí objednávek e-shop disponuje dostatečným ale ne nadměrným množstvím produktů, které se následně vychystává a expeduje.

Proč je v e-commerce důležitá práce s doplňování zásob?

Přesnost, rychlost, transparentnost. Toto jsou klíčové faktory úspěšnosti e-commerce logistiky. Nároky na tyto atributy ze strany zákazníků stále rostou, v ČR je již delší dobu zažitým standardem doručování objednávek do druhého dne od jejich vytvoření (režim D+1).

A právě pro splnění tohoto standardu je, kromě fungování v odpovídajícím software, důležité držet ve vychystávacích regálech takové množství produktů, které na jednu stranu pokryje aktuální poptávku, nicméně finančně nepřetíží skladovací a další náklady.

Zde nabízíme 3 důvody, proč je důležité s doplňováním zásob neustále pracovat:

1. Vyhněte se nedostupnosti produktů

V momentě přijetí objednávky může být produkt nedostupný k okamžitému vychystávání ze tří hlavních důvodů:

• Produkt nebyl objednán u vašeho dodavatele / výrobce
• Produkt je součástí dodavatelského řetězce směrem na sklad (tzv. „na cestě“)
• Produkt není k dispozici na pozicích pro okamžité vychystání, nicméně se nachází v tzv. bufferu (dlouhodobých zásobách)

Tyto důvody vedou buď k vyprodání zásob nebo k opožděnému odbavení a následného doručení objednávky do rukou koncového zákazníka. Výsledkem je tak pro e-shop (šířená) negativní zákaznická zkušenost.

TIP: Hledáte způsob, jak se vyhnout vyprodání zásob? Přečtěte si naše další články, které se věnují objednávání produktů u dodavatelů. Pro doplňování svých zásob si definujte ideální množství (tzv. optimální velikost dávky; ROQ) i správný okamžik (tzv. signální hladinu zásob; ROP). Při kalkulacích pracujte a zohledňujte také své tzv. pojistné zásoby.

2. Vyhněte se nadměrnému skladování

Jedná se víceméně o opak předchozího bodu. S doplňováním zásob od vašich dodavatelů je potřeba pracovat opatrně. Při výpočtech je nutné zohledňovat aktuální předpověď poptávky, která se může výrazně lišit např. v závislosti na sezónnosti produktů, světových událostech nebo plánovaných marketingových akcích.

Nadměrné zásoby sice ve většině případů zajistí okamžité odbavování objednávek, nicméně je jejich držení finančně nákladné. Pojí se s nimi jak zvýšené nároky na skladování nebo odpovídající vybavení, tak i nadbytečné „vícepráce“ v logistických procesech, klasicky na příjmu zboží nebo při zaskladňování, což vede ke zvýšené poptávce po pracovní síle.

Nadměrné zásoby s sebou přináší také další negativum. Dlouho držené zboží se může stát neprodejné – jednoduše již není poptávané nebo u něj vypršelo datum spotřeby. Z těchto důvodů tak nadměrné zásoby představují výrazný zásah do vašeho hospodaření.

Proto i zde doporučujeme pracovat s nástroji pro optimální řízení skladových zásob (ROQ, ROP a pojistné zásoby – viz výše), ideálně za účasti skladového systému (WMS).

3. Snižte další logistické náklady

Správně řízeným doplňováním zásob dosáhnete také na další úspory. Častými objednávkami nedostatečného množství přeplácíte za dopravu, naopak objednávkami nadbytečného množství zbytečně zatěžujete cash flow. Vše platí dvojnásob, pokud své zboží dovážíte ze třetích zemí, s čímž souvisí i celní poplatky.

Další výzvy přichází v momentě, kdy vlastníte více skladů a řešíte doplňování na více frontách. Pokud nedisponujete na každém skladu veškerými produkty v poptávaném množství, vždy musí uhradit dopravu navíc někdo ze zúčastněných – vy, resp. váš zákazník. Svému zákazníkovi zasíláte objednávku buď ve více zásilkách nebo opožděně, což má za následek další negativní zkušenost. Platíte více za proces balení nebo obalový materiál, ba co více, zvyšujete velikost souvisejícího odpadu i emisí.

Metody doplňování zásob

Proces doplňování zásob je možné řídit několika způsoby. Záleží např. na obchodním modelu, měsíčnímu objemu objednávek nebo charakteru produktů. Níže nabízíme 3 nejčastější metody doplňování zásob.

1. Signální hladina zásob

Nastavte si na úrovni každého produktu tzv. signální hladinu zásob. Jedná se o moment, kdy se množství konkrétního produktu poníží na definovanou hladinu, na což správně navazuje nová objednávka u dodavatele. Pracujte se softwarem, který vás na tento stav upozorní automaticky, popř. za vás automaticky objedná ideální množství.

Signální hladina zásob pracuje s historickými daty a je v ní započítána jak zásoba pro poptávku během dodací lhůty, tak i pojistná zásoba, ze kterých čerpáte do okamžiku doručení nového zboží na váš sklad.

2. Metoda doplňování do maxima

Tato metoda je použitelná zejména v situaci, kdy prodáváte více produktů s vysokou obrátkou. Při této metodě se zásoby jednotlivých produktů doplňují do vychystávacích regálů do maximálních hladin, např. při nižším vytížení skladových operátorů nebo během dočasného poklesu poptávky. Kontinuálně tak udržujete vysokou míru obrátky a efektivitu vychystávacího personálu.

Také hladina maximálních hodnot jednotlivých produktů ve vychystávacích regálech je v čase proměnlivá, také vychází z historických dat, trendů, akcí a nárazových událostí. Jinými slovy, to co platí pro “okurkovou sezónu” neodpovídá prodejní špičce.

3. Metoda pravidelného doplňování

Při použití této metody se zásoby doplňují v předem stanovených časových intervalech (např. 1x za týden). Stav zásob se vyhodnocuje v nastavených termínech bez ohledu na aktuálním stavu. Tato metoda se uplatňuje převážně ve skladech s vysokou skladovací kapacitou.

Tipy pro efektivní doplňování zásob

1. Investujte do odpovídajícího skladového systému

Chcete se vyrovnat velkým e-commerce hráčům v rychlosti, přesnosti nebo transparentnosti? V každém z těchto případů by pro vás měly být dny „tužka a papír“ nebo „tabulek v Excelu“ sečteny. Jak jinak chcete držet krok s konkurencí v těchto rozhodujících faktorech pro (opětovné) nákupy?

Pro efektivní doplňování zásob je nejdůležitějším předpokladem mít absolutní a kompletní přehled o svém hospodářství v reálném čase. Ať už na skladě, nebo na cestě k vám. Pouze tak jste schopni neustále optimalizovat svůj dodavatelský řetězec a dosahovat pozitivního zážitku z nakupování v očích svých zákazníků. Nemluvě o možnostech nastavení systémových automatizací, které vám budou neméně k ruce.

„Největší přidanou hodnotu v klientské aplikaci MySkladon vidím v přesných informacích o našich zásobách,“ Simona Benková, Process Manager Skinners.

2. Pracujte s daty

Pokud vlastníte software, který vám poskytuje data v reálném čase, jste schopni například jednoduše zjišťovat obrátku jednotlivých produktů. Tímto si jste bezpečně schopni odpovědět na otázky, kdy a jak často jednotlivé produkty doplňovat ze svých dlouhodobých zásob.

Neustálý přehled o zásobách je také podkladem pro kvalitnější objednávání zásob od svých dodavatelů. Mějte nad svým hospodářstvím kontrolu, sledujte trendy, předpovídejte poptávku, nastavujte si relevantní pojistné zásoby aj. Vyhýbejte se zbytečným a finančně nepříjemným komplikacím.

„Se Skladonem platíme pouze za skladový prostor, který reálně využíváme. Pokud máte dobře nastavené skladové hospodářství a hlídáte si obrátkovost zboží, můžete ušetřit i desítky tisíc měsíčně,“ Lucie Konečná, COO nanoSPACE.

3. Řiďte své zásoby strategicky

Správné doplňování zásob je pouze jedním dílkem optimálního řízení zásob. Na proces musíte nahlížet v širších souvislostech. Definujte si signální hladiny zásob, optimální velikosti dávek, pravidelné inventury, standardní postupy pro příjem či skladování zboží aj.

Vše pečlivě sledujte, analyzujte a vyhodnocujte. Jakákoli neefektivita se může projevit na vašich maržích, resp. rychlosti růstu vašeho podnikání.

„Skladon doporučujeme všem, kteří chtějí své podnikání posunout na vyšší úroveň. Se Skladonem jsme se kompletně přestali starat o logistiku. Neřešíme práci spojenou s vedením skladu, skladovými zásobami, zaměstnanci, dopravci, balením, vratkami aj. Získaný čas a energii tak můžeme věnovat rozvoji našeho podnikání. Třešničkou na dortu je, že je pro nás outsourcing logistiky levnější než vlastní řešení,“ Martina Kovačová, spoluzakladatelka zKokosu.

Závěr

Přechod na efektivní řízení skladových zásob je komplexním a finančně nákladným krokem. Vyžaduje například nemalé investice do technologií nebo optimalizace logistických procesů. Součástí je také nikdy nekončící proces získávání odborného know-how na hledání dalších optimalizačních kroků, nabírání, zaučování a řízení skladového personálu aj.

Proto se ptáme: „Je logistika oblast, které se chcete soustavně věnovat? Nebrzdí vás ve vašem růstu? Je překážkou pro zahraniční expanzi?“

Spojte své síly se Skladonem. Svým klientům nabízíme kompletní přehled pro efektivní řízení a doplňování zásob v podobě aplikace MySkladon. Analyzujte trendy, nastavujte si automatická upozornění nebo si exportujte detailní reporty. Data o vaší logistice tak máte vždy online, v reálném čase, 24/7 a dostupná na kterémkoli zařízení s připojením k internetu. Získejte v nás dlouhodobého partnera, který vám pomůže otevřít hranice vstříc zahraniční expanzi.

Máte obavy, že budete mít předáním logistiky svázané ruce nebo že bude externí logistický partner nepřizpůsobivý vašim představám? U nás jste na omylu. Protože právě individuální přístup je to, na čem si zakládáme. Vnímáme, jak je každý e-shop unikátní a má odlišné potřeby. Na pojem „standardizace“ u nás nenarazíte.

„Největší změnu, kterou ve firmě pociťuji, je, že jsem už půl roku neslyšel o logistice,“ Jakub Novák, CEO Kilpi (10/2020).