Řízení skladových zásob: Jak objednávat zásoby vašich produktů

Téměř každý e-shop řeší, jak efektivně pracovat se skladovými zásobami. O to víc v momentě, když výrazně roste, když se blíží jeho prodejní vrchol roku, Vánoce nebo když plánuje investovat do marketingové kampaně. Jak odhadnout budoucí poptávku? Jak se vyhnout vyprodání zásob? Nebo jak pracovat s již naskladněným zbožím? Toto jsou časté otázky majitelů e-shopů, na které najdete odpovědi v našem článku.

Co je předpovídání zásob

Předpovídání zásob je důležitou součástí řízení zásob. Je to proces výpočtu množství produktů, které bude potřeba k odbavení budoucích objednávek zákazníků. Výsledky jsou na úrovni konkrétních SKU a na omezené časové období. Při odhadu se zohledňují historické prodeje, berou se v potaz plánované marketingové akce a další vnější (ne)předvídatelné faktory, které mohou konečný výsledek ovlivnit (např. vstup významné konkurence na trh, státní svátky s nestálým datem – Velikonoce, celosvětová pandemie, legislativní omezení aj.). K předpovědi zásob je možné přistupovat několika způsoby, za Skladon doporučujeme následující postup.

Co potřebujeme znát pro předpovídání zásob

1. Obrátka zásob

Jako první krok si musíte časově vymezit dobu, pro kterou se chystáte produkty objednávat. Musíte vycházet z informace, jak rychle se vaše produkty budou prodávat. Pro co nejpřesnější objednávku je potřeba znát délku výrobního cyklu nakupovaných SKU a jejich obrátku. Obrátka zásob ukazuje, kolikrát je, v daném časovém období, konkrétní produkt prodán a znovu naskladněn.

Čím nižší obrátka zásob je, tím vyšší jsou náklady na pořízení zboží a skladování. Nižší hodnota je nicméně vhodnější např. pro produkty, které mají značně delší výrobní cyklus nebo jsou dlouhodobě nedostupné u výrobce. Naopak čím vyšší obrátkovost máte, tím lépe pro váš e-shop. Své zboží tak prodáváte včas, náklady na pořízení a skladování jsou nižší, což je vhodné nejen pro vaše cash flow. Pozor: příliš vysoká míra obrátky zvyšuje riziko vyprodání zásob! Toto riziko je o to vyšší, čím delší je dodací lhůta vašeho dodavatele.

Ideální míra obrátky se může, v závislosti na odvětví, výrazně lišit. Vzorec pro výpočet obrátky zásob je:

Obrátka zásob* = počet prodaných kusů zboží / průměrný počet kusů zboží na skladě

* za určité časové období (např. 1 rok)

Pro větší přehlednost se používá také vzorec pro dobu obratu zásob. Výsledek říká, za kolik dní je zboží vyprodáno a je tedy potřeba objednat další totožné množství zásob. Vzorec je následující:

Doba obratu zásob = 365 / obrátka zásob

2. Trend prodejů

Druhým důležitým ukazatelem je sledování trendu prodejů. Jedná se o analýzu změn poptávky po vašich produktech za určitou dobu. Např. pokud prodáváte lyžařské boty, nejsilnější pro vás budou zimní měsíce. Jako příklad uvádíme graf e-shopu s vysoce sezónní značkou.

Během analyzování trendu doporučujeme ptát se také na tyto doplňující otázky:

• Nakupují u vás stejní zákazníci stejné položky vícekrát?
• Obsahují objednávky jednu nebo více položek?
• Které produkty jsou často nakupovány společně?
• Které produkty se prodávají v jednotlivých měsících?

Předvídejte tak nákupní chování vašich současných i budoucích zákazníků. Vysledujte na svém e-shopu kombinace produktů, u nichž se poptávka navzájem ovlivňuje. Dozvíte se tak například, které produkty zahrnout do akčních balíčků. Mění se počet objednávek po těchto produktech v čase? Prodlužuje se celoživotní hodnota zákazníka? Hledejte tyto indicie pro optimální plánování zásob.

3. Maximální limity pro SKU

Každý sklad má svoje kapacitní limity, co se týče místa. U jednotlivých SKU je vhodné si určit maximální množství, které je možno v různou roční dobu skladovat. Samozřejmě, čím větší kapacita skladu je, tím vyšší může být toto číslo. Je třeba ale dohlížet na to, aby zboží nepřekračovalo predikovaný prostor pro uskladnění a aby jeho skladování nebylo zbytečně finančně nákladné.

4. Signální hladina zásob

Kdy je ten správný čas znovu objednat produkty u výrobce nebo dodavatele? Určete si signální hladiny zásob pro jednotlivá SKU (ROP = Re-Order Point), které vás upozorní na to, jaká SKU právě dochází na skladě. Při nastavování tohoto bodu hraje roli řada proměnných, jako je např.:

• délka dodací lhůty (tj. počet dní od objednání produktů u výrobce až po uložení zboží na váš sklad: výroba + přeprava + uskladnění);
• průměrný denní prodej (počet kusů daného produktu, který se prodával ve stejném období v minulém roce; ideálně s přihlédnutím k tehdejším dalším vnějším faktorům – viz výše);
• pojistná zásoba na skladě (počet kusů konkrétního produktu, které je potřeba mít na skladě navíc pro případy “kdyby náhodou”);
• další odchylky (např. náhlé zvýšení poptávky po vašem produktu nebo nově vzniklé problémy s vaším dodavatelem).

5. Optimální velikost dávky

Kolik kusů jednotlivých SKU u výrobce nebo dodavatele objednat? Odpověď na tuto otázku najdete pod pojmem optimální velikost dávky (ROQ = Re-Order Quantity). Množství objednaných produktů by nemělo být příliš vysoké z důvodu vysokých pořizovacích a následných skladovacích nákladů. Nemělo by být ani moc nízké, riskujete tak vyprodání zásob před naskladněním nové objednávky (včetně pojistné zásoby – viz výše). Stanovení optimální velikosti dávky ovlivňuje několik faktorů, jako jsou např.:

• průměrný denní prodej (standardně se průměruje 30 dní);
• průměrná dodací lhůta;
• spolehlivost dodavatele / výrobce.

Čím méně dní jsou vaše zásoby na skladě, tím vyšší bude optimální velikost dávky a obrátka zásob. Pro optimální řízení zásob fungují signální hladina zásob (ROP) a optimální velikost dávky (ROQ) v tandemu (pro ilustraci viz obrázek níže s konstantními proměnnými). V momentě, kdy dosáhnete signální hladiny zásob, začínáte s výpočtem optimální velikosti dávky pro novou objednávku.

Výhody správného předpovídání zásob

Méně zásob na skladě, zvýšení kapacity skladových prostor, zlepšení zákaznické zkušenosti, snížení nákladů na zaměstnance nebo efektivnější spolupráce s vaším dodavatelem / výrobcem. Toto jsou výhody, které vyplývají ze správného předpovídání zásob. Neustálým sledováním obrátky zásob, velikosti zásob a dalších trendů budete schopni plánovat přesněji jak v krátkodobém, tak dlouhodobém měřítku. V ideálním případě za vás automaticky provádí analýzu skladový systém (WMS), které také doporučuje další optimalizační kroky.

Jak skladovat produkty, které se aktuálně neprodávají? Přečtěte si náš další článek „Jak skladovat zboží pro rychlé vychystávání objednávek“, konkrétně kapitolu věnující se ABC analýze. Pokud máte doplňující otázky k optimálnímu řízení skladových zásob nebo váháte nad změnou řízení logistiky, neváhejte nás kontaktovat.